Desde las aplicaciones de Microdata, a través del modulo MsArchivo (incluido sin coste en todas las aplicaciones) puede usar el archivo digital asociando cualquier documento en formato PDF. De esta forma evita el acceso al archivo manual, proporcionando espacio, y toda la información está disponible de forma rápida y organizada desde cualquier puesto de trabajo, tanto para visualizarlo por pantalla como para imprimirlo.
Aplicaciones para archivo digital
Las aplicaciones que actualmente permiten asociar documentos en formato PDF son:
- Micro, desde el mantenimiento de sujetos y empresas.
- Nuestro programa de contabilidad MsConta, desde los registros y asientos, de forma manual o de forma automatizada mediante MsScan.
- MsModelos, desde los diferentes modelos.
- Nuestro programa de nóminas MsNomina, desde los mantenimientos de trabajadores, empresas y convenios.
- MsExpedientes, desde los expedientes.
- MsContrata. Se gestiona el archivo documental de la presentación de los contratos, prorrogas y transformaciones.
- MsNotifica, desde las notificaciones.
Desde todas las aplicaciones el funcionamiento es muy similar, por ejemplo desde MsConta y situados sobre un registro/diario, arriba a la derecha de esa pantalla se muestra la pantalla de MsArchivo:
Pulsando en el botón representado por un clip, se abre el mantenimiento para buscar y seleccionar el PDF que queramos adjuntar.
Una vez seleccionado queda vinculado al módulo correspondiente, en este caso al registro, mostrándonos el número de documentos adjuntos.
Se pueden seguir añadiendo tantos archivos PDF como necesitemos repitiendo el proceso anterior.
Si necesitamos eliminar un fichero PDF asociado, primero pinchamos en el botón del número de documentos y a continuación en el menos (-)
Y si se quiere imprimir el PDF, pulsamos sobre el nombre del fichero para abrirlo y posteriormente imprimirlo:
Más opciones:
– En el Agente se muestra la fecha de inserción de cada adjunto, que se puede ver situando el ratón sobre la descripción o haciendo clic en ‘Ver más’.
– Al adjuntar un fichero se puede personalizar la descripción por defecto que usa MsArchivo. Esta descripción se utilizará luego en la búsqueda desde el portal.
– Opción para anexar a la vez más de un fichero. Cuando tengamos la pantalla con los documentos a agregar, seleccionaremos el primero y a continuación, bien con la tecla CTRL o con SHIFT, se pueden ir marcando el resto.
Cuando solo quiera añadir un archivo, se agiliza el proceso haciendo doble clic sobre él.
Búsqueda
Para la búsqueda de cualquier documento dispone del portal MsArchivo, al cual puede acceder desde la aplicación de Micro, mediante el botón “MsArchivo”
o bien desde el agente de MsArchivo pulsando en el icono de la aplicación:
En el portal se encuentra el almacén de todos archivos, y va a poder localizar fácilmente cualquier documento gracias a varios elementos que permiten definir condiciones de búsqueda: por sujeto, aplicación, descripción, fechas, etc:
Copias de seguridad:
Es muy importante que el usuario se configure, bien desde micro o bien desde su propio sistema de copias de seguridad, una copia del archivo documental. La carpeta de la cual hay que hacer una copia se llama ALMACEN y se encuentra en la siguiente ruta:
\MICRO\MSARCHIVO.
NOTA:
Además de ficheros PDF, puede adjuntar cualquier otro formato de fichero: DOC, XLS, RTF, TXT, HTML, GIF, JPG, etc.
