Las nóminas son uno de los pilares de cualquier empresa, y por eso la gestión y realización de las mismas es muy importante. Contar con un programa de nóminas en la pequeña y mediana empresa que ayude a optimizar los recursos para estas tareas es casi imprescindible en las empresas. Tanto si tienes uno de estos software y estás pensando en cambiarlo como si estás buscando uno con el que empezar de cero, lee nuestro artículo. Te contamos qué debes tener en cuenta antes de elegir cambiar tu programa de nóminas.
Claves para elegir el software de nóminas que mejor se adapte a tu empresa
No es que sea una decisión trascendental para la empresa, pero desde luego elegir el programa de nóminas perfecto para tu empresa afectará a la misma de un modo u otro. Por eso, teniendo en cuenta que el motivo principal de dar el paso para empezar a utilizar este tipo de programas es el de ahorrar costes y tiempo, las principales características que se deben tener en cuenta son las siguientes:
Debe ser sencillo de manejar
Sin duda, un programa de gestión de nóminas que cumpla verdaderamente con su función debe ser, primero, fácil de manejar. De este modo, si tiene una interfaz intuitiva, unas funciones claras y bien especificadas y, en definitiva, es fácil de entender y de operar, no habrá ningún problema.
Hay que tener en cuenta que quien vaya a utilizar ese programa no necesariamente tiene porqué ser alguien experto en el tema (puede ser el propio empresario), por lo que se necesita un programa que, desde un primer vistazo, se comprenda su manejo.
Actualizaciones automáticas
Es importante que el software de nóminas que elijas se actualice automáticamente, para optimizar así el tiempo. Esto quiere decir que cada apartado puede actualizarse de manera sencilla, además de que se envíen notificaciones sobre cualquier cambio que se produzca en la empresa a las Administraciones Públicas.
Ha de estar al día con la ley vigente
Al tratarse de temas económicos y burocráticos, es muy importante que se sigan la ley a aplicar esté al día. Por tanto, un punto a valorar al cambiar de programa de nóminas es conocer si dicho programa va a estar actualizado (en lo que a la ley se refiere) y va a estar al día de todas las novedades que vayan surgiendo.
Conocer las necesidades del departamento laboral
Conocer qué necesitan, qué les hace falta y cuáles son los puntos más conflictivos, te ayudará a partir de una base sobre la que empezar a buscar. No es lo mismo evidentemente una empresa con 100 trabajadores que una con 2000, como no es lo mismo una asesoría que gestiona 30 empresas que otra que lo hace con 100 autónomos. El software que elijas debe ser escalable, pagar solo por aquellas funcionalidades que necesitas y adaptarse al número de nóminas que necesitas gestionar. Es posible que necesites integrar firma electrónica o control de jornada dentro de la aplicación que contrates y tendrás que tenerlo en cuenta. En definitiva, pregúntate cuáles son tus necesidades y chequea que el programa que vas a contratar tiene todo lo que esperas de él.
Haz partícipes a los empleados de la decisión
Si los programas de gestión laboral que vas a adquirir están destinados, al fin y al cabo, para que los empleados los utilicen, es recomendable que ellos mismos sean partícipes de la decisión. Ellos son quienes saben de primera mano qué les puede ir mejor para su trabajo y pueden ayudarte mejor a elegir. Cuando veas una demo de un programa de nóminas, procura que aquellos que lo van a utilizar sean los que lo prueben. Ellos detectarán mejor que nadie las posibilidades y carencias del nuevo programa. Ten en cuenta que lo normal, es que haya ciertas resistencias al cambio, por lo que debes asegurarte que la empresa de software va a ayudarte en el Traspaso de datos y te va a dar la formación pertinente, tanto a los empleados actuales como a las nuevas incorporaciones que tengas.
El programa de nóminas ha de ser accesible
Algo a valorar es que el programa que elijas sea accesible; es decir, que se pueda acceder a él desde cualquier lugar y dispositivo. Y es que, al fin y al cabo, éste es uno de los principales motivos para empezar a utilizar estos programas, que facilite el proceso y permita acceder a su información y herramientas sea el momento que sea.
Que sea seguro y privado
La información que se va a utilizar en el programa es de carácter privado, ya que se habla de nóminas, contratos, datos personales… Es información delicada y debe tratarse como tal. Por eso, uno de los requisitos que debería tener cualquier programa de nóminas que se tercie es que sea seguro: que cumpla con todos los protocolos de seguridad y que se asegure, a su vez, la privacidad de los datos que se van a utilizar. Esto permitirá gestionar los documentos sin preocupaciones y sabiendo que los datos serán confidenciales.
Debe ajustarse a las necesidades de la empresa
Y un último punto que no se puede pasar por alto es que, a final de cuentas, el software de nóminas que elijas ha de ajustarse a las necesidades de tu empresa, de modo que le ofrezca las herramientas y servicios que ésta verdaderamente necesita.
Qué características debe tener un buen programa de nóminas
Una vez conocidas cuáles son las necesidades del departamento, así como los puntos clave que hay que tener en cuenta para cambiar el programa de nóminas de tu empresa, es aconsejable tener claros cuáles son los requisitos que debe cumplir de manera obligatoria el nuevo software laboral. Es recomendable, incluso, elaborar una lista para tenerlos todos en cuenta. De este modo, te asegurarás de adquirir un programa de gestión laboral que esté verdaderamente adaptado a tus necesidades. Algunas de las características que no deben faltar son:
- Que sea multipuesto y multiejercicio.
- Que se pueda trabajar en cualquier mes y ejercicio.
- Que estén incluidos los regímenes que necesitas.
- Que los registros de accesos y seguridad estén adaptados al RGPD.
- Actualizaciones de convenios y tablas.
- Que contenga todos lo Diarios necesarios.
- Que los procesos de cálculo sean sin errores.
- Comunicación automática de contratos con el SEPE.
- Firma electrónica integrada.
- Registro de jornada conectado con cálculo de nóminas.
Almacenar en la nube o localmente
Otro de los aspectos a valorar antes de elegir un software laboral es el lugar en el que se quiere almacenar la información: localmente o en la nube. Y es que, si prefieres almacenar todo en la nube, deberás encontrar un software que trabaje con protocolos seguros en la nube y garantice la confidencialidad de los datos. Cualquiera de los programas de gestión laboral que ofrecemos en Microdata asegura la protección de datos y cumple con todos los requisitos de seguridad.
Valora el servicio postventa.
Busca algo más que un simple programa de nóminas. Si quieres escoger el mejor software laboral, has de valorar también qué te ofrece la empresa, y es que para algo así es fundamental contar con atención personalizada y una respuesta al cliente rápida y eficaz. Las actualizaciones a los cambios normativos son cada vez más importantes. La pandemia nos ha enseñado que contar con un sofware flexible y que se adapta a los continuos cambios legislativos es fundamental a la hora de poder trabajar adecuadamente.
De este modo, teniendo en cuenta estos pequeños puntos, no habrá problema en encontrar un programa de nóminas con el que tu empresa trabaje a gusto. En Microdata disponemos de un software específico que puede interesarte. Para conocer más sobre él o sobre el resto de nuestros servicios, tan solo tienes que contactar con nosotros.
¿Preparado para automatizar la gestión de nóminas de tu empresa?
