Se acerca el final del ejercicio fiscal y es el momento de verificar posibles incidencias que podamos resolver, para ello MsConta dispone de una utilidad que le ayudará a verificar incongruencias en el registro de documentos.
Cómo realizar el chequeo de registro contable en MsConta
Pasos a seguir para el chequeo
Para realizar el chequeo de registro contable en MsConta, nuestro software de contabilidad, deben seguirse los siguientes pasos:
Esta opción se encuentra en el menú “Auxiliares” à “A. Chequear Registro” y es útil sobre todo para el caso de traspaso de datos desde otras aplicaciones o de registros mecanizados por otros usuarios, o simplemente para los registros que se introducen manualmente en el día a día.
Las opciones que se chequean están indicadas en el siguiente recuadro:
Y se detecta si existen:
- Registros fuera de fecha.
- Parciales no coincidentes con totales.
- Operaciones no definidas, o incoherentes según clave y cta.contable.
- Registros asociados a sujetos que no están dados de alta como tales.
- Operaciones con configuración contable y sin asiento asociado, o con subcuentas que no existen en el mayor.
- Registro sin epígrafe o asociado a uno que no está dado de alta.
- Registros con un sujeto asociado cuya subcuenta contable en el diario no se corresponda con dicho sujeto (NIF).
- Inexistencia de sujetos usados en registro
- Diarios en el grupo 6/7 sin registro. Detecta posibles huecos en la numeración de las facturas emitidas.
El proceso de chequeo se inicia cuando se pulsa la opción “Chequear”:
Todas las opciones se chequean siempre, excepto 2 que el usuario puede decidir si hacerlo o no, simplemente marcando/desmarcando las casillas:
- “Diario grupo 6/7 sin registro”: Se muestran las líneas de diario asociadas a cuentas del grupo 6/7 y que no asociado registro. Esta opción es útil para encontrar diferencias entre la cuenta de explotación, cuya información lee de registro, y la cuenta de resultados, que lee la información del diario contable. Desmarcada por defecto.
- “Comprobación numérica emitida”: Realiza un chequeo de las series de factura emitidas, buscando si hay algún hueco. Esta opción puede llegar a tardar dependiendo del volumen de facturas. Desmarcada por defecto.
Avisos que puede mostrar al realizar el chequeo
El resto de avisos y errores que muestra el chequeo, su significado y la forma de solucionarlo son:
1.-Fecha fuera de ejercicio: Cuando en el registro hay alguno con una fecha no comprendida en la configuración de fechas de la empresa. Esta situación suele darse en importaciones desde otras aplicaciones, o cuando se cambia la configuración de fechas, después de tener contabilidad. La solución seria, si la configuración es correcta, eliminar los registros que no procedan.
2.-Los parciales no coinciden con los totales: Situación difícil de reproducir por el usuario pues suele ocurrir en traspasos de datos cuando el valor de importe, no coincide con las sumas de las bases o total líquido.
3.-Operación incoherente según Clave y Cuenta Contable:
Un ejemplo podría ser una operación con clave “5 Ingresos con IVA” y cuya cuenta contable asociada sea del grupo 6:
4.- Operaciones con configuración de diario y sin asiento asociado o con cuentas no definidas en subcuentas: Cuando un diario está asociado a un registro, si se borra el diario se borra el registro; pero si el usuario borra individualmente cada línea del diario, su registro asociado no se borra.
5.-No existe el epígrafe asociado: cuando un registro tiene un epígrafe que en ese momento no está dado de alta en el mantenimiento de epígrafes. Esto origina que este registro no se tenga en cuenta en la información fiscal, por lo que habría que dar de alta el IAE, o cambiarlo a un IAE que si exista en la ficha de la empresa.
6.-Registros con sujeto cuya subcuenta (NIF) sea diferente: Ir al diario y asignar la correcta. Si se graba nuevamente el registro, simplemente pasando por encima, asociará el correcto.
7.-El NIF asignado no existe en sujetos: Situación que se produce cuando se elimina un sujeto desde el mantenimiento de sujetos, y el movimiento contable/fiscal vinculado al mismo sigue en la contabilidad. Para solucionarlo hay que dar de alta el sujeto.
8.-Desincronización entre clave de operación y valor en campo IVA: Las claves de operaciones determinan si tienen o no IVA, de forma que en el registro de los documentos se introducirá o no ese valor. Una vez grabado el documento, si cambiamos esta clave sin grabar de nuevo el registro con estas condiciones, puede originar que los datos sean incongruentes: por ejemplo, un gasto con IVA y un registro sin IVA. La solución pasa por poner acordes la clave de la operación y los datos registrados.
La mayoría de los avisos permiten acceder desde la propia pantalla del chequeo al registro para solucionarlo, pulsando sobre el icono de la columna “Resolver”:
Las columnas que forman la pantalla del chequeo son:
- Indica el resultado del chequeo.
- Resolver: Para acceder al registro y corregir o modificar datos.
- Tipo: Indica qué es lo que provoca la incidencia, el registro, la operación, etc
- Clave: Dependiendo del tipo de chequeo puede indicar el número de registro, la operación, etc.
- Fecha: Se refiere a la fecha de la incidencia detectada en el chequeo.
Si sigues teniendo dudas, puedes ponerte en contacto con nosotros rellenando el formulario de la página anterior, y te responderemos a la mayor brevedad.
