El registro de facturas en MsConta establece un control con el fin de evitar la contabilización de la misma factura más de una vez. Existen dos campos en el Registro de documentos para detectar facturas duplicadas:
1. ‘Nº Documento’. Cuando se registra una factura con el mismo número de factura y pertenece al mismo Sujeto se muestra una pantalla de advertencia como la siguiente:
Para que el programa visualice la pantalla anterior, el número de factura debe estar registrado exactamente de la misma forma y con los mismos caracteres, es decir, si por ejemplo un número de factura ya contabilizado es Z458/6 y ahora indicamos Z4586 (sin la barra) o z458/6 (en minúscula) el programa en este caso no avisaría.
2. ‘Importe’. En este caso el aviso de registro repetido, se muestra cuando coincidan los siguientes campos de forma simultánea: ‘Sujeto’, ‘Fecha’ e ‘Importe’.
Una vez que el programa le avisa de que hay facturas con ese mismo número, pulse el botón ‘Buscar’ (o tecla de función F11), situado en la parte superior.
Mediante este botón se accede a la siguiente pantalla donde debe introducir en el campo ‘Filtrar’ el mismo número de factura para verificar si realmente corresponde a una factura duplicada y así continuar o no con el registro del documento.
Aparte de este control inmediato de facturas repetidas, dispone, en el menú ‘Listados’ de la opción ‘F. Informe Facturas duplicadas‘, para a posteriori, y mediante otros campos poder saber si existe duplicidad.
El informe muestra aquellos registros cuyos valores sean iguales según los campos que se seleccionen entre: ‘Importe’, ‘Sujeto’, ‘Nº Documento’ y ‘Fecha’.
Si por ejemplo dejo marcado los campos de ‘Importe’, ‘Sujeto’ y ‘Fecha’, en el listado aparecerán todas las facturas cuyo sujeto, importe y fecha coincidan.
En el siguiente listado se puede observar como las dos primeras facturas, que corresponden a unos servicios bancarios, son correctas ya que el número de documento es diferente; en cambio en el registro 9 y 10, correspondiente a unas facturas de reparaciones, la factura debe estar repetida ya que el número de factura en el registro 9 le falta una ‘/’.
