Comunicación períodos de actividad al SEPE de ERTE

Para el abono de las prestaciones por desempleo, las empresas han de comunicar los periodos de actividad e inactividad a mes vencido entre los días 1 y 20 del día siguiente al del mes al que se refieren dichos períodos.  Dicha comunicación ha de realizarse a través de la aplicación Certific@ en formato fichero XML.

A raíz de la publicación del Real Decreto-Ley 24/2020, el SEPE publicó una Guía Básica para la tramitación de las prestaciones,  donde distinguían dos situaciones que se explican a continuación:

1. COMUNICACIÓN DE ACTIVIDAD AL SEPE EN ERTES ANTERIORES AL 27/06/2020:

 La actividad que se debe comunicar al SEPE:ERTE

• En ERTES de Suspensión: periodos reales de actividad e inactividad del trabajador.
• En ERTES de Reducción: si el ERTE ya se había comunicado al SEPE no sería necesaria ninguna comunicación sino se ha llevado a cabo alguna modificación de la reducción.  De producirse algún cambio en la jornada que presta el trabajador, habrá que presentar la Solicitud Colectiva informando de dicha situación, y   se remitirán los periodos de actividad e inactividad en los primeros 20 días del mes natural siguiente.
• En ERTES Mixtos: aquellos casos en los que se combina Días completos de actividad con días de jornada reducida, si se aplica el mismo porcentaje de reducción en los días de actividad se comunican los días de actividad reales a través de los mencionados ficheros de actividad XML.

 Si se varia el porcentaje de reducción comunicado inicialmente se deberá comunicar esta circunstancia a través de la Solicitud Colectiva, donde  aparecerá en Tipo de Medida: Suspensión y no se informará porcentaje de reducción de jornada.   Igualmente se comunicarán en los primeros días del mes siguiente los periodos de actividad e inactividad.

2. COMUNICACIÓN DE ACTIVIDAD AL SEPE EN ERTES POSTERIORESANTERIORES AL 27/06/2020:

Es importante señalar que todos los ERTES posteriores a esta fecha serán considerados de SUSPENSIÓN a efecto del pago de prestaciones. En este caso se habrán de comunicar:

• Los días de actividad realizados con la misma jornada que tuviese el trabajador antes del ERTE.

• Cuando el trabajador realice una jornada inferior a la que tuviera antes del ERTE, se comunican los días de actividad equivalentes.

Estos días de actividad equivalentes (DAE) se calcularán teniendo en cuenta la siguiente fórmula:

DAE = Número de horas trabajadas en el mes / Número de horas de jornada diaria del trabajador previa al ERTE

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

a. Al indicarlo en el fichero, los días en que se haya realizado la jornada habitual completa se marcarán como día de actividad. Y los días con reducción de jornada, se asignarán a un intervalo de días, adaptando el intervalo a los días que resulten tras la división.

b. Cuando haya días de actividad o inactividad, el número de días que resulte al realizar el cálculo se distribuirá entre las fechas que hubo actividad real.

c. En el caso de que todos los días haya reducción de jornada, los días de actividad equivalentes se harán coincidir con los últimos días del mes o periodo, y los días de inactividad se marcarán a partir del primer día laborable del mes.

d. Los códigos que se han de utilizar en la comunicación de los ficheros serán :

– 01 (Inactividad)

– 03 (Actividad)

– 04 (IT con pago directo de la Mutua y en caso de ser necesario).

– 06 (vacaciones)

e. Cuando alguno/s de los intervalos de inactividad que se comuniquen afecte a menos de cinco días laborables consecutivos, deberá indicarse la aplicación del coeficiente 1,25 y cuando se incluya el código 05 de Descanso Semanal.

 f. La comunicación de la actividad e inactividad se realiza a través de un fichero con formato XML entre los días 1 y 20 del mes natural siguiente.

Debido a la publicación del Real Decreto-ley 30/2020, el SEPE ha publicado una nueva Guía Básica, para aquellos trabajadores que sigan en ERTE a partir del 01/10 y que tan solo se diferencia de la anterior en que:

• La comunicación de los periodos de inactividad deberán realizarse antes del día 20/10/2020 de los trabajadores en el mes de septiembre.
• Se ha de presentar una nueva solicitud colectiva, antes del 20 de octubre.

ESPECIFICACIONES EN CUANTO AL ENVIO DE LOS FICHEROS DE ACTIVIDAD O INACTIVIDAD

1. Si la situación del trabajador desde la presentación inicial del ERTE no ha variado, ya sea que esté en ERTE TOTAL o ERTE PARCIAL, y nunca se han enviado ficheros, no se tendrá que enviar nada ahora.
2. Si se ha presentado el ERTE como de Suspensión y posteriormente hay una reducción de jornada, no se requiere el envío de la Hoja de Excel Morada, solo habrán de remitirse los ficheros de actividad, con su respectivo cálculo de días de actividad equivalente (DAE).
3. Si se ha presentado la prestación como Reducción y se pasa a aplicar un nuevo porcentaje de reducción (del 50% pasa a un 20%) hay que enviar la Hoja de Excel Morada indicándole como modalidad de prestación la de SUSPENSIÓN y se enviará el fichero XML con los periodos de actividad.
4. El envío de los ficheros se ha de realizar entre el día 1 y 20 del mes natural siguiente, a efectos de que se puedan conocer las horas trabajadas en el mes anterior y así poder calcular los Días de Actividad Equivalentes.
5. Los ficheros han de enviarse TODOS LOS MESES, aunque no hayan existido variaciones hasta la extinción del ERTE.
6. Los periodos que se comuniquen han de ser correlativos, no pudiendo quedar ningún tramo sin contenido.
7. Los ficheros una vez procesados no podrán RECTIFICARSE, sólo se podrán ajustar manualmente.
8. La comunicación de la solicitud colectiva (Excel Morado) y baja (Excel Naranja) debe efectuarse a través de la Sede Electrónica del SEPE.

 FUNCIONAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN DE LOS FICHEROS EN LA APLICACIÓN DE MSNOMINA

1. En lo que se refiere a la aplicación de MsNomina, en aquellos casos en que se inicia un ERE/ERTE o se modifica uno existente debido a una reducción de Jornada, para generar la mencionada Solicitud Colectiva en formato EXCEL en nombre de los trabajadores con la marcación de SUSPENSIÓN, accederemos a Listados / Listados de Empresa / Solicitud ERE/ERTE :

Seleccionaremos la empresa, marcaremos la circunstancia que ha dado origen al ERE/ERTE, la fecha de inicio del mismo, así como la fecha de dicha solicitud y en el apartado de PRESTACIONES SEPE, marcaremos los dos check que se señalan en la pantalla siguiente:

Al generar dicha solicitud se informará:

• El Primer día del mes en el caso de que exista una ficha anterior con el mismo número de Expediente de Regulación de Empleo.
• La Fecha de Inicio del ERE/ERTE cuando verifique el trabajador no tiene ficha anterior o el número de este sea diferente.

2. En cuanto al envío de los ficheros de los periodos de Actividad o Inactividad se pueden dar las siguientes situaciones:

a. Trabajadores que tienen un ERTE por Suspensión Total, y se les aplica una reducción de jornada: en este caso se ha de dar de baja la ficha que el trabajador tiene activa a través de la opción de Modificación de Contrato, y en la nueva ficha donde se habrá grabado el nuevo ERTE, se accede a la opción de Contrato / Otros Datos, marcaríamos la casilla de Exp. Regulación de Empleo Parcial:

Y en la pestaña de Horario, informaríamos las horas que vaya a realizar el trabajador y marcaríamos la pestaña PORCENTAJE DE JORNADA VARIABLE ERE/ERTE POSTERIOR AL 27/06/2020:

Para generar los Periodos de Actividad accederíamos a Explotación / Certific@ / Periodos de Actividad:

Se mecanizarían los datos de la Empresa, el mes, se seleccionaría la opción de Trabajadores en ERE, indicando el número correspondiente al mismo, a continuación aparecerían los trabajadores a incluir en la comunicación, marcaríamos los que correspondan o si son varios la pestaña de MARCAR TODOS y por último pincharíamos el apartado de EMITIR COMUNICACIÓN:

Nos aparecerá una pantalla donde podremos ver los días que se informan en el fichero que se va a comunicar al SEPE, por ejemplo: Trabajador que tiene una jornada de 4 horas de lunes a viernes y en su jornada previa al ERTE trabajaba 40 horas semanales, 8 horas diarias, los días a informar  serán los siguientes, basados en la fórmula establecida por el SEPE:

DAE = Numero de Horas Totales Trabajadas en el mes (84)

Número de Horas de Jornada Diaria antes del ERTE (8)

DAE= 10,5 que se redondea a 11, tal y como muestra en la pantalla siguiente:

Como se puede ver en el ejemplo, al existir actividad con jornada reducida todos los días del mes, los días que se comunican irán al final del período y los de Inactividad empezarán a partir del primer día laborable del mes.

b. Trabajador con ERTE PARCIAL inicial, y que a partir del 27/06/2020 se le hace una nueva Reducción de Jornada:

 En este caso hay que hacer una aclaración.  Anterior a la publicación del decreto mencionado y de la publicación de la Guía del SEPE en su página web, aquellos trabajadores cuyos contratos se habían visto reducidos parcialmente a raíz de la aplicación de un ERTE, pero que conservaban la jornada que tenían antes del mismo, no existía la obligatoriedad de comunicar los Periodos de Actividad, pero a partir de la publicación antes mencionada, sí se han de comunicar.

Ejemplo: trabajador que antes del ERTE tenía una jornada de lunes a viernes a tiempo completo y posteriormente se le reduce la jornada en cuatro horas diarias, también de lunes a viernes, antes de las modificaciones no tenía que comunicarse los periodos de actividad, ahora sí.

Cuando a este trabajador se le vuelve a practicar un reducción de jornada en la aplicación de MsNomina, como sabemos, hay que crear una nueva ficha con esta nueva Reducción y a efectos de que los periodos de Actividad se comuniquen correctamente, es necesario acceder a la ficha anterior a la nueva reducción y a la ficha del nuevo cambio y marcar “Porcentaje de Jornada Variable o ERE/ERTE posterior al 27/06/2020”:

Esta marcación es necesaria realizarla debido a que como el último cambio de jornada tiene efectos a partir del primer día del mes, para que se incluyan los dos periodos en el envío del fichero.