Para aquellos usuarios que están trabajando con el nuevo Sistema de Liquidación Directa, le remitimos, de forma muy breve, una guía de los pasos a generar en el nuevo sistema para el envío de Seguros Sociales.
Guía para envío de Seguros Sociales por Sistema de Liquidación Directa
En esta guía para el envío de Seguros Sociales por Sistema de Liquidación Directa haremos referencia a la página del Manual de Sistema de Liquidación Directa donde se detalla con más precisión los pasos a seguir según el proceso en el que se encuentre el usuario.
En la aplicación de nóminas MsNomina, la gestión del nuevo sistema se realiza desde el Control de Comunicaciones. Para acceder al mismo, lo podemos hacer desde Explotación\ Sistema de Liquidación Directa o bien desde el icono de acceso en la parte superior de la pantalla de MsNomina.
Al igual que parar la generación de los Seguros Sociales, lo primero es solicitar el mes que se desea liquidar.
El procedimiento se puede realizar de forma individual, por cuenta de cotización, o bien desde el asistente, gestionando todas las empresas o cuentas de cotización que se deseen.
Para gestionar la cuenta de cotización por individual se accede a la opción de Proceso y para realizar un grupo de empresa o todas en un mismo envío/proceso se realiza desde el Asistente.
Pasos a llevar a cabo para el envío de Seguros Sociales
1. SOLICITUD DE TRAMOS (Pág. 30 Manual Sistema de Liquidación Directa de MsNomina).
En este proceso solicitamos a la Tesorería General de la Seguridad Social los datos que obran en su poder de cada cuenta de cotización.
Generado el fichero, cuyo nombre será “SLTRxxxx.XML”, la liquidación, a efectos de la aplicación MsNomina, queda en espera de respuesta, con el siguiente icono,
Posteriormente el usuario ha de entrar en SILTRA(aplicación de Tesorería), a la opción de COTIZACIÓN, acceder a SELECCIONAR y PROCESAR el fichero generado para su envío a Tesorería (Pág. 38 Manual Sistema de Liquidación Directa de MsNomina).
El envío NO se realiza desde la aplicación MsNomina, se ha de realizar a través de SILTRA.
Al igual que con el proceso de los seguros sociales actuales, las respuestas se tramitan a través de SILTRA. Por ello, el usuario ha de entrar en la citada aplicación, en la opción de COMUNICACIONES – ENVÍO Y RECEPCIÓN, y pulsar en RECIBIR fichero. Si se han recibido las respuestas de las comunicaciones realizadas, entramos en MsNomina, en el apartado de Control de Comunicaciones y le damos a la opción de SINCRONIZAR
(Pág. 41 del Manual de Sistema de Liquidación Directa de MsNomina).
Una vez Sincronizados los ficheros recibidos tenemos dos posibles resultados:
- Si todo es correcto aparece el siguiente icono
. Por tanto, pasaremos al paso 2. - Si el icono que nos muestra es el siguiente
implicará que hay un error en los tramos. De forma que tenemos que proceder entrando en el apartado de Detalle
con la finalidad de mirar los tramos y los posibles errores(en la respuesta de los tramos no suele ser habitual tener errores).
La SOLICITUD DE TRAMOS, se puede repetir tantas veces como sea necesario, siempre que no se haya realizado la Comunicación de Bases o Solicitud de Borradores.
2. CONSOLIDACION DE DATOS (Pág. 43 Manual Sistema de Liquidación Directa de MsNomina).
La Consolidación de Datos es hacer el seguro social y asignar bases a los distintos tramos de cada trabajador.
Como actualmente, la mayoría de los Usuarios que están trabajando con el Sistema de Liquidación Directa, mantienen la obligación de remitir los Seguros Sociales por el anterior sistema, es necesario que cuando se va a gestionar la Consolidación de tramos y Bases de Cotización, en el apartado de Seg. Social, se marque la opción TODOS.
Si al realizar el proceso de Consolidación, los tramos informados en MsNomina coinciden con los tramos comunicados por Tesorería, el fichero estará correcto y nos aparecerá el siguiente mensaje, de forma que, automáticamente, la aplicación genera el fichero de Comunicación de Bases o Solicitud de Borradores, según proceda, de las cuentas de cotización cuyos datos coinciden.
Si a la pregunta formulada, contestamos que NO, podemos volver al Control de Comunicaciones donde vamos a ver cada una de las cuentas de cotización la situación en la que se encuentra, pudiendo darse las siguientes opciones:
2.1 La liquidación se queda PENDIENTE DE COMUNICAR BASES, lo cual nos lo refleja con el siguiente icono, 
y, nos permite, por tanto, pasaral paso 3.
2.2. Si la liquidación está PENDIENTE SE SOLICITAR BORRADOR, para lo cual nos muestra el siguiente icono 
, de forma que pasaremos al paso 4. Suele ser habitual en los patronales de becarios donde las bases son fijas.
2.3. Si la liquidación da error, nos muestra el siguiente icono,
y, por tanto, tendremos que entrar en
para comprobar que trabajador tiene el error y ver si el error es de la Seguridad Social o es un error de la introducción de datos en MsNomina (Pág. 47 Manual Sistema de Liquidación Directa en MsNomina).
Si el error es debido a algún dato mal introducido en la aplicación, haremos la modificación que corresponda, con el consiguiente recalculo de la nómina de los trabajadores y, posteriormente accedemos al Control de Comunicaciones, nos posicionamos en la línea del error y con el botón derecho del ratón le daremos a CONSOLIDAR DATOS marcando en el apartado de Seg. Sociales TODOS, 
quedando de esta forma en cualquiera de las tres situaciones anteriormente descritas.
Si la incidencia está en la información que tiene Tesorería en su base de datos, el usuario tendrá que contactar con dicho organismo y seguir el procedimiento que se le indique por éste para su subsanación.
No obstante, si el Usuario desea continuar con el procedimiento, aunque tenga errores en la Consolidación de Datos se permite, situándose sobre la cuenta de cotización en cuestión, y con el botón derecho del ratón generar la Comunicación de Bases a pesar de la existencia de errores en los Tramos.
3. COMUNICACIÓN DE BASES (Pág. 48 Manual Sistema de Liquidación Directa de MsNomina)
Una vez generada la Consolidaciónde Datos y los datos de Msnomina coincidan con Tesorería, se gestiona el fichero de Comunicación de Bases, que recibirá el nombre, “CMBAxxxx.XML”.
De esta forma la liquidación, en Msnomina, quedará en el estado de PENDIENTE DE RECIBIR RESPUESTA, mostrándonos el siguiente icono
Para realizar el envío se ha de acceder a SILTRA, al apartado de COTIZACIÓN y pulsar en SELECCIONAR y PROCESAR (Pág. 56 del Manual de Sistema de Liquidación Directa de MsNomina).
Con este paso se inicia el procedimiento de liquidación en la Seguridad Social, y ya no se podrá volver a SOLICITAR TRAMOS, pero sí podremos Comunicar Bases tantas veces como sea necesario hasta la total consolidación de datos con Tesorería.
Posteriormente, transcurrido un tiempo, es necesario entrar a SILTRA en COMUNICACIONES – ENVÍO Y RECEPCIÓN y seleccionamos RECIBIR fichero, para verificar si tenemos contestación a los ficheros remitidos.
En el supuesto de tener respuesta, junto a la misma, Seguridad Social remite el RNT (TC2 previo, Relación Nominal de Trabajadores) y DCL (TC1 previo, Documento de Cálculo de la Liquidación).
Ambos documentos se podrán visualizar en SILTRA en la opción de Impresión, e igualmente, una vez sincronizadas las respuestas en MsNomina, también se pueden visualizar desde la aplicación.
Para ello accedemos al Control de Comunicaciones, nos posicionamos en el mes correspondiente y pinchamos en SINCRONIZARde forma que la liquidación se podrá quedar en los siguientes estados:
3.1 Con Incidencias, para lo cual nos muestra el siguiente icono
(Pág. 60 del Manual de Sistema de Liquidación Directa de MsNomina) de forma que tendremos que entrar eny ver dónde está el error.
El trabajador que tenga la incidencia se muestra en color Rojo y, en la parte inferior de la pantalla, se carga la respuesta remitida por Tesorería, con el código de incidencia y el número de afiliación del trabajador al que corresponda.
Si revisados los datos, la incidencia está en la base de datos de Tesorería, habrá que ponerse en contacto con Seguridad Social y seguir las instrucciones que faciliten para su subsanación.
Si, por el contrario, la incidencia es en la mecanización de datos en la aplicación MsNomina, el usuario realizará las modificaciones correspondientes en el trabajador con el correspondiente recalculo de la nómina y,situados sobre la cuenta de cotización que tiene el error pulsamos con el botón derecho del ratón y seleccionamos CONSOLIDACION DE DATOS, marcando en el apartado de Seg. Sociales, TODOS, pasando de esta forma al paso 3.
3.2 Correcto, para lo cual nos muestra el siguiente icono
Si la respuesta es correcta, podremos comprobar, pinchando en la flecha de la derecha de detalle el RNT y DCL para confirmar que la liquidación efectuada por Tesorería es correcta, para lo cual podemos compararlo con el Resúmen de Cuotas de Seguridad Social, que se puede emitir desde Listados / Resúmenes / Cuotas de Seguridad Social o, con el Resumen Contable.
Revisada la liquidación pasaremos al paso 5.
4. SOLICITUD DE BORRADORES (Pág. 62 del Manual de Sistema de Liquidación Directa de MsNomina)
La Solicitud de Borradores se utiliza cuando tenemos códigos de cuenta de cotización donde los datos de los trabajadores no han variado en nada con respecto al mes anterior o,se trata de códigos de cuenta de cotización que tengan asociados el régimen de Becarios, los cuales tienen bases tarifadas y no hace falta realizar el fichero de Comunicación de Bases, si no que directamente se Solicita el Borrador.
En este caso se genera un fichero, con el nombre, “SLBxxxx.XML” que hay que mandar a través de SILTRA, en la opción de COTIZACIÓN pulsando en SELECCIONAR y PROCESAR, quedando la liquidación en Espera de Respuesta, con el siguiente icono .
Y, como se ha indicado en procesos anteriores, una vez gestionado el fichero desde la aplicación MsNomina, es necesario acceder a SILTRA y enviarlo desde el Modulo de COTIZACIÓN, seleccionando y procesando el fichero.
Transcurrido un tiempo desde su envío a través de SILTRA es necesario acceder a ésta aplicación para ver si hemos recibido respuestas desde la opción de COMUNICACIONES – ENVÍO Y RECEPCIÓN, y seleccionamos RECIBIR fichero.
Al igual que en la Comunicación de Bases, junto con la respuesta al fichero de Solicitud de Borradores se recibe el RNT y DCL.
Si tenemos ficheros de respuesta, tenemos que entrar en MsNomina, en el apartado de Control de Comunicaciones y pulsar sobre la opción de SINCRONIZAR de forma que la liquidación quedará de la siguiente forma,
Si la liquidación se encuentra, con el icono indicado anteriormente debemos de comprobar en el apartado de Detalle , el RNT y DCL para verificar que sea igual al que hemos pagado en el fichero FAN, o en su defecto, que la liquidación remitida por Tesorería sea correcta, comprobándola para ello con el TC1 o Resumen Contable generado por MsNomina.
Si la liquidación es correcta pasaremos al paso 5.
5. CONFIRMACION LIQUIDACION(Pág. 73 del Manual de Sistema de Liquidación Directa de MsNomina)
Con la Confirmación de la Liquidación finalizamos la gestión de los seguros sociales, solicitando así a la Tesorería General de la Seguridad Social que nos realice la liquidación.
Para ello se genera un nuevo fichero, en este caso,recibirá el nombre de, “CONFxxxx.XML” y se quedará en espera de respuesta por parte de Seguridad Social, con el siguiente icono,
.
Al igual que en el resto de procesos, para realizar el envío de dicho fichero tenemos que acceder a SILTRA, a la opción de COTIZACIÓN pulsar en SELECCIONAR y PROCESAR.
Para ver si tenemos contestación, transcurrido un tiempo desde el envío del fichero, debemos de entrar a SILTRA, en COMUNICACIONES – ENVÍO Y RECEPCIÓN, y seleccionar RECIBIR fichero.
En la Confirmación de la Liquidación, junto al mensaje de respuesta del fichero, Tesorería remite el RNT definitivo y RLC (Recibo Liquidación Definitivo), los cuales se pueden Imprimir o Visualizar en SILTRA en la opción de Impresión.
Para que quede reflejado en MsNomina, y tener la Liquidación de la Cuenta de Cotización finalizada, accedemos al Control de Comunicaciones y le damos al botón SINCRONIZAR
Si la liquidación no tiene incidencias quedará con el siguiente icono,
.
Una vez sincronizado, si todo está correcto, hemos terminado la Liquidación del Mes.
Si se desea o, si es necesaria la impresión de los Recibos de Liquidación definitivos por tratarse de la modalidad de pago electrónico, tendremos que hacerlo desde la aplicación de SILTRA, en Impresión RLC y seleccionar el que se quiera imprimir.
Desde el programa de nóminas MsNomina, en DETALLE, se puede también imprimir o ver el RLC pero no son válidos para el pago de la liquidación ya que no llevan el código de barras.
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