MsGest dispone de una utilidad para la generación de Facturas Electrónicas.
Está opción permite generar una factura digital válida y firmada electrónicamente para su envío a cualquier administración pública o empresa. Para ello, lo primero que debemos hacer es configurar nuestro Certificado Digital accediendo a Archivo – Propiedades y justo encima de los Ivas en Vigor, Certificado Digital.
Para dar de alta el certificado pulsaremos en la lupa, y aparecerá una ventana como la siguiente:
Al pulsar el botón de Añadir se mostrará una ventana como la siguiente, donde deberemos indicar nuestros datos y nuestro certificado:
Debemos localizar el Sujeto, que será nuestra empresa, y el Certificado Digital.
Se debe tener en cuenta que el Certificado debe estar guardado con CONTRASEÑA. En caso contrario no se podrá utilizar desde MsGest por lo que se deberá localizar el Certificado Digital original con contraseña.
Antes de realizar la factura electrónica, hay que asegurarse de que algunos datos están correctamente cumplimentados. En las Propiedades de la empresa, deben estar rellenos todos los datos de Dirección, CIF y correo electrónico, al igual que en la ficha del cliente al que se le genera la factura electrónica.
Una vez comprobado que todo esté correcto ya se podrá generar la Factura Electrónica de forma sencilla desde la ventana de Ventas – Facturas de Ventas, localizando la factura y pulsando sobre el botón de Generación de Factura Electrónica:
Al generarla aparecerá un mensaje indicando que se ha generado, la ruta donde se puede encontrar el fichero y su nombre.
Envío a plataforma FACE (Organismos Oficiales).
Con la opción de generación de Factura Electrónica se ha habilitado el envío automático a la Plataforma FACE para los clientes que estén configurados para ello.
Para poder utilizar este servicio hay tener en cuenta 3 cosas OBLIGATORIAS:
- En primer lugar se debe realizar la configuración indicada para las Facturas Electrónicas en el punto anterior.
- Debemos indicar en nuestro cliente el código del Organismo (Datos Face).
- Y por último debemos darnos de alta como Proveedores en la Plataforma FACE.
Para realizar el alta en la Plataforma disponemos de las siguientes instrucciones para realizar el proceso paso a paso: Alta en FACE
En cuanto a indicar a nuestro cliente los Datos Face podemos hacerlo desde el mantenimiento de clientes, debiendo revisar dos pestañas:
1. Clientes – Pestaña de Facturación – Datos FACE
2. Clientes – Pestaña de Datos Fiscales – Centros – Datos FACE.
Si nuestro cliente trabaja con centros, el centro deberá tener indicado el Organismo, si no se indica en el centro, se usará el de la ficha del cliente.
Si pulsamos sobre el botón de Datos FACE, tanto en clientes como centros, aparecerá una ventana como la siguiente:
Los campos ‘Pago con Recibo Domiciliado‘ y ‘Pago por Transferencia‘ son para seleccionar el tipo de cobro, mediante una remesa bancaria el primero y mediante una transferencia bancaria el segundo.
En este segundo caso, debemos indicar nuestro número de cuenta para la realización de la transferencia. Deberemos indicarlo en la ficha del Cliente, pestaña Facturación, Cuenta Banco:
Es importante indicar correctamente el tipo de cobro para la administración pública ya que puede ser un motivo de rechazo de nuestra factura electrónica.
Desde esta ventana, pulsando el botón Buscar Organismos FACE, accederemos a la base de datos de Organismos FACE disponibles:
Desde aquí debemos localizar la Organización que queremos usar y seleccionarla con doble click. Esta opción nos va a rellenar los conceptos de Organismo, Oficina Contable, Oficina Gestora y Unidad Tramitadora.
El campo de Órgano Proponente es un campo opcional y que no usan todos los Organismos. Antes de realizar el primer envío, es aconsejable ponerse en contacto con el Organismo y consultar si debemos diferenciar el envío por Órgano Proponente. Si ese es nuestro caso, deben indicarnos la codificación y la descripción para escribirlas manualmente.
Una vez indicada la información anterior debemos definir el email del Organismo, que nos deben de facilitar, ya que es un campo obligatorio.
Otras utilidades disponibles para el envío de información son la de Adjuntar Pdfs Facturas, que permite adjuntar junto con nuestra factura electrónica, un Pdf de la factura de forma automática y la posibilidad de adjuntar otros Pdfs (ejemplo albaranes de venta firmados). Para enviar otra documentación se debe marcar la casilla Adjuntar Pdfs Albaranes. Al hacer el envío, aparecerá una ventana para elegir los pdfs a adjuntar.
Una vez que todo este configurado (Certificado Digital, Datos Face y Alta en FACE como proveedor) el programa tendrá en cuenta que los clientes con Datos Face deben realizar el envío a la plataforma FACE de forma automática, es decir, al pulsar el botón Generar Factura Electrónica, nos consultará si queremos enviar a FACE, se dará el alta, nos devolverá el código de presentación y el estado de la factura de forma automática.
En ocasiones, la presentación puede indicar algún error. FACE dispone una utilidad para validar las facturas, donde se indicará si todo está correcto o hay algún error:
https://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/
Si este último indica que todo está correcto pero no es posible hacer el envío, desde el siguiente enlace se puede contactar directamente con FACE, para que nos indiquen mas información:
