Cómo generar documentación de forma automática a sus clientes para firmar

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Cada vez es más necesario que nuestros clientes nos firmen cierta documentación para diferentes trámites, como pueden ser: Contratos de Prestación de Servicios y LOPD, Autorización Gestiones, Mandato SEPA, etc. Os mostramos cómo generar documentación automáticamente.

Generar documentación automática para firma

Desde Micro dispone de un módulo de almacenamiento de plantillas de documentos, con carácter general, que permite registrar ficheros de cualquier tipo, de forma que pueda utilizar para generar al cliente la documentación necesaria.

Este almacén de plantillas ofrece las siguientes funcionalidades:

  • Para cada plantilla se pueden definir versiones en diferentes idiomas.
  • Para ciertos formatos de fichero se permite el uso de variables, lo que abre la posibilidad de personalizar la plantilla de forma automática en el momento de ser utilizada. Al final de este documento, ver el apartado “Uso de variables”.

El acceso al almacén de documentos se hace desde la ficha de sujetos y empresas, mediante la opción llamada “Generar Documentación”, que también será la opción para generar a los clientes la documentación, y que se explica a continuación:

i.  En la ventana principal del almacén de plantillas, mediante el botón “Añadir”, crearemos las diferentes plantillas que serán comunes para todos los sujetos y empresas:

ii.  A continuación se muestra la siguiente pantalla, donde asignaremos un nombre a la plantilla:

iii. Después indicamos cuál es el fichero de la plantilla, para lo cual pulsamos el botón “Añadir fichero”. Se abrirá el explorador de carpetas, que nos va a permitir buscar y seleccionar el fichero que queremos añadir.

Una vez seleccionado el fichero, el sistema le asigna la versión en Español-Castellano, pero el usuario puede cambiarlo.

iv. Si se quiere incluir versión de la plantilla en otro idioma hay que repetir el paso 3 y definir el idioma en la columna correspondiente.

IMPORTANTE:

  • El módulo obliga a añadir, como mínimo, el fichero de plantilla en “Español, Castellano”
  • Si decide añadir plantillas en otros idiomas, dichas plantillas deben estar previamente traducidas por el usuario al idioma en cuestión.

v.  Una vez registrada las plantillas, el usuario puede seleccionar las que quiere generar a un sujeto dado y pulsar  “Generar documentos” ….

… en ese momento el programa pide la carpeta donde guardar los documentos generados, y cuando acaba el proceso se abre dicha carpeta automáticamente, la cual contiene una copia de los ficheros para el sujeto en cuestión:

  • La documentación generada será en el idioma configurado para el sujeto, siempre y cuando las plantillas seleccionadas tengan versión en ese idioma. En caso contrario se generará en Español-Castellano, que es la versión por defecto.
  • Si las plantillas tenían variables definidas, habrán sido reemplazadas por valores específicos. En el siguiente punto se explica el uso de variables.

Uso de variables.

Desde la ventana del almacén de plantillas, que se accede mediante la opción “Generar documentación”, tenemos el botón de ayuda que detalla las ‘variables’ o ‘etiquetas’ que se pueden utilizar para automatizar la personalización de las plantillas en el momento de su utilización.

Ejemplo:

Si en una plantilla incorporamos un fichero RTF que contiene el texto:

Estimado Sr. #@NOMBRE#

Cuando se genere la plantilla para el sujeto ANTONIO LOPEZ, el módulo devolverá una copia de la misma pero en la que se podrá leer:

Estimado Sr. ANTONIO LOPEZ

Es importante tener en cuenta que, aunque el sistema permite agregar como plantilla cualquier formato de fichero, esta funcionalidad de reemplazo únicamente funcionará en aquellos ficheros que tengan el formato RTF, DOCX, TXT y HTML.

Idiomas.

En aquellos procesos donde vea el símbolo , significa que hay un tratamiento de textos por idiomas, es decir, que se hace uso de un texto en la versión del idioma definido para cada sujeto.

En relación con los idiomas hay que tener en cuenta lo siguiente:

·   El idioma de cada sujeto se define en su ficha, pestaña ‘Otros datos’.

  • Las traducciones de los textos son responsabilidad del usuario.
  • Cuando no haya un texto traducido al idioma del sujeto, se tomará por defecto el español-castellano.

 

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