Cuando una empresa tiene que trabajar con un gran número de certificados digitales, las probabilidades de error y el consumo de tiempo en la búsqueda de los mismos puede ser un problema serio.
Una gestión óptima de los mismos debe ser algo primordial, si queremos evitar fechas de caducidad que nos impidan continuar con las tareas encomendadas, la búsqueda de cada certificado para poder selecciónar uno concreto o si, por temas de privacidad, no queremos que alguno de los trabajadores no pueda acceder a algunos de los mismos. A continuación, indicaremos una solución que ayudará en el día a día del trabajo de los despachos profesionales y otras empresas.
Qué es Certifácil
CertiFácil es la herramienta que te permite la gestión ágil y cómoda de todos los certificados digitales instalados en el despacho. Con esta aplicación podrás gestionar eficazmente todos los certificados, agilizando el trabajo en la empresa y evitando errores innecesarios, ya que podrás consultarlos desde una misma herramienta, con una selección sencilla, evitando el tedioso scroll a la hora de trabajar con los certificados.
Ventajas de CertiFácil, el gestor de certificados digitales
- Centralización de los certificados: Podrás consultar todos los certificados desde la agenda de tu PC, lo que agiliza considerablemente el trabajo. Además, te permite exportar la información mostrada en pantalla.
- Mejora de la confiabilidad y disponibilidad: CertiFácil te informará cuando un certificado digital va a caducar en los próximos 30 días, lo que te permite tener un amplio margen de tiempo para renovarlo, o informar a la persona responsable de hacerlo, que lo haga. De esta forma, sabes que los certificados estarán operativos cuando vayas a necesitarlos y mantendrás la operatividad de tu empresa.
- Ahorro: El tiempo que conlleva la búsqueda manual de cada certificado supone un coste de tiempo. Buscar un certificado con CertiFácil es tan eficaz que se minimizan al máximo los posibles errores que se puedan cometer por el factor humano.
- Compatibilidad con otras herramientas: Una de las ventajas de contar con CertiFácil es que puede agilizar el uso de otras aplicaciones, como es el caso de MsNotifica, ya que te permite hacer una selección sencilla de los certificados.
Cómo funciona CertiFácil
Al cargar el vídeo, acepta la política de privacidad de YouTube.
Más información
Mantenimiento de Certificados digitales desde Micro
Una vez se haya contratado la licencia, al acceder a Micro en Mantenimientos –> Certificados digitales, aparecerán 2 columnas nuevas:
Desde esta pantalla puede localizar muy fácilmente cualquier certificado a través de la barra de búsqueda.
Una vez localizado, la primera columna contiene el botón ‘Usar’, que le permite seleccionarlo para que pueda usarse desde el navegador.
La primera vez que utilice la opción de usar, aparecerá la siguiente ventana:
Donde dispone de dos opciones para borrar los certificados de los navegadores:
- “Eliminar únicamente aquellos que ya tengo en Micro.” Opción recomendada, ya que solo borrará aquellos certificados del navegador que ya estén en micro, conservando aquellos que no lo estén.
- “Eliminar todos”. Elimina todos los certificados del navegador, estén o no en Micro.
Al pulsar ‘Sí’ se activará el módulo CertiFácil. Esta acción eliminará de su navegador todos los certificados instalados que coincidan con los incluidos en Micro, quedando instalado únicamente el que se acaba de seleccionar (identificado con un tic verde), y estará operativo hasta que se use otro o se cierren todas las aplicaciones de Microdata.
A partir de ahora, cada vez que necesite usar un certificado deberá acceder a Certifácil, bien desde micro y/o desde nuestro Agente Microdata.
La segunda columna nueva tiene el botón de ajustes, que al ser pulsado ofrece 2 opciones:
- Ver detalles certificado: muestra la información del certificado.
- Dejarlo permanente en Windows: permite que el usuario, pueda dejar algún certificado permanentemente en Windows. En caso de utilizarse, dicho certificado se mostrará con una chincheta.
Nota: Compatibilidad. Certifácil es compatible con Microsoft Edge y Google Chrome, pero no con Firefox, salvo que se configure para que use el almacén de Windows en lugar del suyo propio, para lo cual habría que seguir las siguientes instrucciones:
1. Escriba "about:config" en el explorador FireFox y pulse Enter.
2. En la página que se abre seleccione "Aceptar el riesgo y Continuar" si acepta el riesgo.
3. En la página que sale, buscar en la barra el texto "security.enterprise_roots"
4. Cuando salga el valor en pantalla hacer 2clic sobre el "False" para que se ponga como "True"
5. Salga y reinicie Firefox.
Agente Microdata
Los clientes que contraten el módulo CertiFácil, tendrán actualizado el Agente de la agenda, el cual incluye la gestión de certificados, para su uso en los navegadores.
Esto permite que cada usuario, sin necesidad de acceder a Micro, pueda hacer uso de los certificados que necesite.
Desde el icono de la agenda, abierto automáticamente al ejecutar cualquier aplicación de Microdata, podemos abrir el nuevo agente.
Además de las funciones habituales de la agenda, están disponibles las mismas funcionalidades de CertiFácil.
Desde el icono de ajustes (la tuerca gris), se puede acceder al mantenimiento de certificados, para realizar cualquier tipo de configuración.
Permisos de los certificados
Permisos configurados por defecto
Desde lo permisos de Micro, se puede configura, por defecto, el permiso para los certificados para usuarios y grupos.
Permisos específicos por certificado
Desde el botón de permisos, se puede determinar la configuración específica de permisos para el certificado enfocado en ese momento el permiso o no para cada usuario o grupo de usuarios.
A través de los permisos de micro, para cada certificado ya tiene asignado el permiso por defecto. Al editarlo, se puede, por usuario/grupo permitir o no el uso del mismo.
La asignación de permisos de uso, también se puede hacer invirtiendo la condición. Pulsar el botón “Ver por usuario”.
Por cada usuario o grupo de usuarios, se puede determinar cada uno de los certificados el permiso.
Si quieres más información sobre cómo adquirir CertiFácil para tu despacho profesional o empresa, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario.
Importación masiva de certificados
Dentro del mantenimiento de certificados, además de la posibilidad de incluir con el botón de Añadir de uno en uno los certificados se ha incluido un botón de Importar certificados.
Esta opción nos permitirá dar de alta nuestros certificados con un par de pasos a seguir.
El primer paso es seleccionar los sujetos o empresas de los que queremos cargar los certificados.
Pueden elegirse los sujetos o empresas que queremos punteándolos, eligiendo un rango o eligiendo todos los sujetos y empresas y que Micro se encargue de localizar si hay un certificado para ellos.
El segundo paso es indicar la carpeta donde tenemos los certificados y la contraseña de estos.
Tendremos un resumen de la información que hemos seleccionado y al pulsar en siguiente empezará el proceso. Tardará dependiendo del número de sujetos o empresas seleccionados y el número de certificados que tengamos en la carpeta.
Una vez terminado el proceso, aparecerá un resumen indicandonos las posibles incidencias: que un certificado no sea válido, que este caducado, que la contraseña no sea correcta o que de la lista de sujetos o empresas seleccionados no se haya localizado certificado.
También nos avisará de los certificados que se han creado en el programa.
