El documento contable es un manifiesto que justifica y da acreditación de una operación contable, esta puede ser un recibo, un comprobante de pago o una factura entre otros escritos. En general todos los tipos de documentos contables se utilizan como respaldo para todas las transacciones de la empresa. Además, estos son fundamentales para llevar a cabo un proceso contable adecuado, cumplir con las obligaciones fiscales y generar informes financieros precisos.
Podemos clasificar la documentación contable de varias formas. Los podemos diferenciar dos tipos dependiendo de la empresa que los elabora. Los documentos contables internos son elaborados por la propia empresa, en cambio, los documentos contables externos son elaborados por otras empresas.
Tipos de documentos contables según quien los elabora:
- Documentos contables internos:
- Recibos de cobro
Tipos de documentos contables más comunes:
Algunos de los documentos más comunes que nos vamos a encontrar son:
- Facturas de venta: Son emitidas por la empresa cuando vende productos o servicios a sus clientes. Contienen información detallada sobre la venta, como el monto, la descripción de los bienes o servicios, los impuestos aplicables, etc.
- Facturas de compra: Son recibidas por la empresa cuando adquiere bienes o servicios de proveedores. Estas facturas son importantes para registrar los gastos y costos en el proceso contable.
- Recibos de caja: Son documentos que se emiten al recibir dinero en efectivo, ya sea por ventas, préstamos o cualquier otro concepto. Los recibos de caja son esenciales para registrar los ingresos en el libro de caja y controlar los flujos de efectivo.
- Comprobantes de pago: Son documentos que respaldan los pagos realizados por la empresa, ya sea a proveedores, empleados o cualquier otra entidad. Estos comprobantes pueden ser cheques, transferencias bancarias, vouchers de tarjetas de crédito, entre otros.
- Estados de cuenta bancarios: Son proporcionados por los bancos y muestran los movimientos de las cuentas bancarias de la empresa. Estos estados de cuenta son fundamentales para conciliar los registros contables con los saldos bancarios y detectar posibles discrepancias.
- Notas de débito y crédito: Son utilizadas para corregir errores en facturas previas. Las notas de débito se emiten cuando es necesario aumentar el monto facturado, mientras que las notas de crédito se emiten para disminuir el monto facturado.
