¿Cómo mejorar la rentabilidad de mi asesoría?

Como cualquier empresa, una asesoría -entendida en los ámbitos fiscal y/o laboral-, debe cumplir varios requisitos para ser viable. Ser rentable, da el servicio que sus clientes esperan recibir y tener capacidad de crecimiento. La vorágine del día a día, los plazos, las emergencias y, por qué no decirlo, la falta de organización hace que sea muy complicado pararse a pensar y analizar qué es lo que hace falta cambiar en una asesoría para ser rentable, optimizar costes y dar el mejor servicio al cliente. En este post, pretendemos dar algunas claves que puedan ayudar a determinar qué aspectos se han de trabajar a la hora de tener una mejor asesoría, de tal forma que redunde en el beneficio y crecimiento de la empresa.

Imprescindibles para mejorar la rentabilidad de una asesoría

En la mayoría de los casos, somos grandes asesores, nuestros clientes tienen un buen servicio y un cumplimiento de plazos exquisito, procurándoles la mejor solución ante cada problema que nos plantean. Sin embargo, esto no hace que nuestro beneficio sea mayor o que mejoremos la percepción que nuestro cliente tiene de nuestro trabajo o que podamos evitar el caos que hay cada final de trimestre. Por ello planteamos 4 imprescindibles a la hora de organizar y gestionar tu asesoría.

1. Asegurar la rentabilidad.
2. Comunicación constante con tu cliente.
3. Organización interna efectiva.
4. Ahorro de tiempo y costes.

Asegurar la rentabilidad

¿No os ha pasado en alguna ocasión que habéis tenido una cantidad ingente de trabajo y sin embargo cuando ha llegado el momento esto no se reflejaba en un resultado operacional óptimo? Esto es porque mucho volumen de trabajo o incluso de facturación no es sinónimo necesariamente de tener una mayor rentabilidad. Si no optimizamos las cargas de trabajo, el tiempo dedicado a las gestiones de un cliente no van en relación a lo que paga en cuota o no se sabe, ni siquiera cuánto tiempo me ocupa cada cliente, va a ser complicado poder rentabilizar el trabajo. Por ello, creemos que son fundamentales tres aspectos.

1. Tener los datos necesarios para tomar decisiones: Saber cuánto tiempo se tarda en realizar cada gestión, cómo están definidos los feed de cada cliente, qué trabajadores son más eficaces… Todos son datos que nos ayudarán a determinar el siguiente punto.
2. Adecuar el presupuesto al trabajo real previsto. Si tenemos claras las gestiones por cliente y a su vez qué tiempo le dedicamos a este cliente, además de los costes asociados, será más fácil realizar el presupuesto.
3. Atender a las desviaciones del presupuesto a lo largo del año para las actividades y expedientes no incluidas en cuota y automatizarlo en la facturación del cliente.

Si fuéramos constructoras nuestros materiales, entre otras cosas, definirían nuestro precio, pero en una asesoría el coste vendrá determinado por las horas de trabajo asignadas a cada cliente, por lo que una buena gestión de las mismas y contar con programas que automaticen procesos, digitalicen nuestra actividad y un software para asesorías que nos haga ahorrar tiempo, será fundamental también a la hora de rentabilizar nuestros proceso.

Comunicación constante con el cliente

Hemos escuchado muchas veces eso de “Tan importante es ser bueno, como parecerlo”. La percepción que tiene tu cliente del servicio que le prestas es tan importante como el servicio en sí. Los clientes de la asesoría en muchas ocasiones no son realmente conscientes de todo lo que hacemos por ellos y por eso, a veces nos discuten o negocian las cuotas. Además, sabemos que no hay mejor publicidad que el “boca-oreja”.

Pero claro, esta comunicación no sale gratis. Las visitas al despacho, las largas llamadas telefónicas, los avisos de que se ha realizado tal o cual presentación de impuestos, es tiempo y el tiempo ya hemos visto que es rentabilidad.

¿Cuánto tiempo se gasta en tu asesoría en…

• Enviar cada una de las facturas a tus clientes?
• Enviar, organizar y consultar la documentación presentada a tus clientes?
• Atender llamadas de clientes que no encuentran un documento?
• Responder a clientes que te preguntan si una gestión está realizada?
• Enviar mails informativos a todos y cada uno de los clientes?

Todo esto es tiempo de trabajo no productivo que podrías automatizar, ganando en tiempo y en imagen de marca, creando un portal de entrega y notificación de los servicios del despacho. En el caso de Microdata, contamos con MsExpress como sistema de gestión automatizado.

Optimizar el trabajo de gestión interna.

Como hemos visto, la digitalidad de nuestras acciones y la automatización de procesos una parte fundamental en la rentabilidad de nuestra asesoría Sin embargo, no nos podemos olvidar del activo más importante en nuestra organización: LAS PERSONAS, es por ello que no está de más recordar la importancia de tener un equipo motivado, formado, actualizado y orientado al cliente, donde el líder de la asesoría tiene un papel imprescindible en todo momento. Sin un equipo inspirado difícilmente vamos a poder llevar a cabo nuestros objetivos.

Además, resulta necesario tener un control de las tareas, plazos y de las gestiones de cada uno de los clientes, asegura un servicio óptimo y por tanto una mayor fidelización. Para ello, tener un sistema que nos ayude a tener todos los expedientes controlados, con un seguimiento óptimo por parte de cada empleado y controlar los procesos colectivos, entre otros, será de gran ayuda a la hora de la organización interna del despacho.

MsSgi cubre todas las necesidades de la empresa para conseguir un trabajo más organizado, centrado en los objetivos y controlado a través de la medición continua: planificación de tareas, control de tiempos, encuestas…constituyendo el centro de control de toda actividad de la organización.

Ahorro en tiempo y costes

Las tres anteriores puntos nos van a ayudar en este último, ya que al final redundarán en una mejora de nuestra productividad y por ende, en ese ahorro de tiempo y costes. ¿Pero hay alguna forma más de poder hacer lo mismo en menos tiempo? La respuesta es la digitalización y la automatización de procesos. En el Estudio sobre la digitalización documental y el coste de la conservación del papel” (Unión Europea, Andersen Consulting y Gartner Group) nos dan las siguientes cifras:

• El coste de almacenar un documento en un archivo tradicional de papel es 6,53 euros.
• Ahorro por cada archivo físico que se digitaliza: 10,53€
• De manera global 11.000 € es el coste por espacio en un archivo tradicional frente a 114€ de un sistema electrónico
• El personal de fiscal o laboral en un despacho emplean entre un 30% y un 40% de su tiempo en procesar manualmente documentos de papel y la digitalización de los mismos hace que estos costes se reduzcan en un 66%.
• Se tarda una media de 50 minutos al día en buscar documentos que se encuentran archivados en papel.

La digitalización en facturas, documentación, firma electrónica ya es posible y cada vez que dejamos tiempo sin ponerlo en marcha estamos perdiendo la oportunidad de ahorrar en tiempos y costes. Hacer nuestra asesoría más rentable, mejorar nuestra imagen corporativa y tener una mejor gestión de nuestro despacho está en nuestra mano. La pregunta no es si lo vamos a hacer, es cuándo lo vamos a poner en marcha.

TIP EXTRA:

Puedes crear nuevas líneas de negocio aprovechando el software de automatización y dando nuevos servicios a tus clientes con la gestión de notificaciones electrónicas, la protección de datos o el control de jornada.