Las obligaciones contables en una empresa

Actualizado: 11 abril, 2023

Tanto la legislación mercantil (el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas, y demás disposiciones), como la fiscal (legislación sobre el Impuesto de Sociedades y sobre el I.G.I.C., en el caso de Canarias), obligan al empresario a la llevanza de una contabilidad, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

El Plan General de Contabilidad

El Plan General de Contabilidad (P.G.C.) aprobado por el Real Decreto 1643/1990 de 20 de Diciembre, constituye el desarrollo reglamentario en materia contable de la legislación mercantil, y la referencia obligada para la levanta de la contabilidad de cualquier empresa. Se estructura de la siguiente manera:

• La primera parte contiene los principios contables que cualquier empresa deberá aplicar obligatoriamente a su contabilidad.
• La segunda parte refleja el cuadro de cuentas que contiene una relación de los grupos, subgrupos y cuentas necesarias para llevar a cabo la labor contable.
• La tercera parte contiene las definiciones y relaciones entre las cuentas descubriendo los movimientos más usuales y los convenios de cargo y abono.
• La cuarta parte contiene las normas de elaboración y los modelos oficiales de cuentas anuales, que son el producto final del proceso contable.
• La quinta parte define las normas de valoración que hay que aplicar al traducir al lenguaje contable los hechos económicos.

El P.G.C. es de aplicación obligatoria en sus partes 1ª, 4ª y 5ª para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria.

¿Cuáles son los libros obligatorios y registros auxiliares según el tipo de empresa?

1. Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades:

Todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios: Contabilidad principal:

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas
• Anuales
  • Libro de Actas
  • Libro Registro de Acciones Nominativas ( S.A.)
  • Libro Registro de Socios (S.L.)

• Contabilidad secundaria: – Registro Mayor (no es obligatorio, pero su llevanza es muy recomendable)
  • Los libros que integran la contabilidad secundaria no necesitan legalización.
  • Los libros de la contabilidad principal se legalizarán en el Registro Mercantil antes de su utilización, o si se lleva contabilidad mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre de ejercicio.

2. Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad Mercantil:

Estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
• Además, en su caso, libros del I.G.I.C.
• Los libros exigidos por el Código de Comercio se legalizarán antes de su utilización, o si su llevanza es mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

3. Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad No Mercantil:

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

• • • Libro Registro de Ventas e Ingresos
    • Libro Registro de Compras y Gastos
    • Libro Registro de Bienes de Inversión

Quedan excluidos de la obligación de diligenciado los empresarios que desarrollen sus actividades sin personal asalariado.

Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimestres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del correspondiente pago fraccionado.

Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del periodo impositivo y la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

4. Profesionales en Estimación Directa en cualquiera de sus modalidades:

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios: –

• Libro Registro de Ingresos
• Libro Registro de Gastos
• Libro Registro de Bienes de Inversión
• Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos

Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimestres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del correspondiente pago fraccionado.

Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del periodo impositivo y la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

5. Empresarios en Estimación Directa en su modalidad Simplificada:

En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.

Libros obligatorios:

– Empresarios: – Libro registro de ventas o ingresos

• Libro registro de compras o gastos
• Libro registro de bienes de inversión

Quedan excluidos de la obligación de diligenciado los empresarios que desarrollen sus actividades sin personal asalariado.

Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimestres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del correspondiente pago fraccionado.

Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del período impositivo y la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

6. Empresarios en Estimación Objetiva:

A. Caso General:

• En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.
• No están obligados a llevar libros o registros contables en relación con el I.R.P.F. por estas actividades.
• Están excluidos también de la obligación de diligenciado respecto de los libros o registros llevados en el ejercicio inmediatamente anterior a aquél en que se comience a aplicar esta modalidad.

B. Supuestos especiales:

Los empresarios que deduzcan amortizaciones estarán obligados a llevar Libro registro de bienes de inversión.

Las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones habrán de llevar Libro registro de ventas e ingresos.

En todo caso, los sujetos pasivos que lleven contabilidad conforme al Código de Comercio no estarán obligados a llevar los libros registros señalados en los apartados anteriores.

Las Cuentas Anuales:

El empresario deberá formular las siguientes cuentas anuales:

• El Balance comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.
• La cuenta de Pérdidas y Ganancias comprenderá, también con la debida separación, los ingresos y gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario.
• La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el Balance y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

¿ En qué régimen debo tributar?

Existen tres métodos distintos de tributar en el IRPF:

• Estimación Directa Normal
• Estimación Directa Simplificada
• Estimación Objetiva

El tipo de tramitación dependerá, entre otros factores, del volumen de operaciones en miles de euros que haya registrado la empresa en el año anterior. Para tener más información sobre este, se puede consultar este post en el que se detalla más concretamente los distintos tipos de regímenes de estimaciones en IRPF.