Obligaciones contables en una empresa

Tanto la legislación mercantil (el Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas, y demás disposiciones), como la fiscal (legislación sobre el Impuesto de Sociedades y sobre el I.G.I.C., en el caso de Canarias), obligan al empresario a la llevanza de una contabilidad, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

El Plan General de Contabilidad

El Plan General de Contabilidad (P.G.C.) aprobado por el Real Decreto 1643/1990 de 20 de Diciembre, constituye el desarrollo reglamentario en materia contable de la legislación mercantil, y la referencia obligada para la levanta de la contabilidad de cualquier empresa. Se estructura de la siguiente manera:

·         La primera parte contiene los principios contables que cualquier empresa deberá aplicar obligatoriamente a su contabilidad.

·         La segunda parte refleja el cuadro de cuentas que contiene una relación de los grupos, subgrupos y cuentas necesarias para llevar a cabo la labor contable.

·         La tercera parte contiene las definiciones y relaciones entre las cuentas descubriendo los movimientos más usuales y los convenios de cargo y abono.

·         La cuarta parte contiene las normas de elaboración y los modelos oficiales de cuentas anuales, que son el producto final del proceso contable.

·         La quinta parte define las normas de valoración que hay que aplicar al traducir al lenguaje contable los hechos económicos.

El P.G.C. es de aplicación obligatoria en sus partes 1ª, 4ª y 5ª para todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria.

RESUMEN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS Y REGISTROS AUXILIARES PARA LOS DISTINTOS TIPOS DE EMPRESA:

1. Sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades:

·         Todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

Libros obligatorios:

– Contabilidad principal

(según Código de Comercio):

·         Libro Diario

·         Libro de Inventarios y Cuentas

Anuales

·         Libro de Actas

·         Libro Registro de Acciones Nominativas ( S.A.)

·         Libro Registro de Socios (S.L.)

– Contabilidad secundaria: – Registro Mayor (no es obligatorio, pero su llevanza es muy recomendable)

·         Los libros que integran la contabilidad secundaria no necesitan legalización.

·         Los libros de la contabilidad principal se legalizarán en el Registro Mercantil antes de su utilización, o si se lleva contabilidad mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre de ejercicio.

2. Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad Mercantil:

Estarán obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

• Libros obligatorios:

– Libros

(según Código de Comercio):

·         Libro Diario

·         Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

– Además, en su caso, libros del I.G.I.C.

·         Los libros exigidos por el Código de Comercio se legalizarán antes de su utilización, o si su llevanza es mecanizada, antes de que transcurran 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

.3. Empresarios en Estimación Directa Normal con Actividad No Mercantil:

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

– Libros obligatorios: – Libro Registro de Ventas e Ingresos

·         Libro Registro de Compras y Gastos

·         Libro Registro de Bienes de Inversión

– Quedan excluidos de la obligación de diligenciado los empresarios que desarrollen sus actividades sin personal asalariado.

– Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimestres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del correspondiente pago fraccionado.

– Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del periodo impositivo y la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

4. Profesionales en Estimación Directa en cualquiera de sus modalidades:

No están obligados a llevar contabilidad según Código de Comercio.

– Libros obligatorios: –

·         Libro Registro de Ingresos

·         Libro Registro de Gastos

·         Libro Registro de Bienes de Inversión

·         Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos

– Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimestres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del correspondiente pago fraccionado.

– Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del periodo impositivo y la finalización del plazo de presentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

5. Empresarios en Estimación Directa en su modalidad Simplificada:

En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.

• Libros obligatorios:

– Empresarios: – Libro registro de ventas o ingresos

·         Libro registro de compras o gastos

·         Libro registro de bienes de inversión

– Quedan excluidos de la obligación de diligenciado los empresarios que desarrollen sus actividades sin personal asalariado.

– Las anotaciones en los libros registros se totalizarán por trimes-tres y años naturales y deberán hallarse asentadas antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso del corres-pondiente pago fraccionado.

– Los libros registros deberán ser presentados para su diligenciado ante el órgano competente de la Administración Tributaria, entre el cierre del período impositivo y la finalización del plazo de pre-sentación de las declaraciones de I.R.P.F. Dicha obligación podrá cumplirse presentando una comunicación con el Modelo 04.

6. Empresarios en Estimación Objetiva:

A. Caso General:

– En principio están obligados a llevar la contabilidad según el Código de Comercio, pero no se exige fiscalmente.

– No están obligados a llevar libros o registros contables en relación con el I.R.P.F. por estas actividades.

– Están excluidos también de la obligación de diligenciado respecto de los libros o registros llevados en el ejercicio inmediatamente anterior a aquél en que se comience a aplicar esta modalidad.

.B. Supuestos especiales:

– Los empresarios que deduzcan amortizaciones estarán obligados a llevar Libro registro de bienes de inversión.

– Las actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones habrán de llevar Libro registro de ventas e ingresos.

En todo caso, los sujetos pasivos que lleven contabilidad conforme al Código de Comercio no estarán obligados a llevar los libros registros señalados en los apartados anteriores.

Las Cuentas Anuales:

El empresario deberá formular las siguientes cuentas anuales:

– El Balance comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior.

– La cuenta de Pérdidas y Ganancias comprenderá, también con la debida separación, los ingresos y gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario.

– La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el Balance y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

¿ En qué régimen debo tributar?

Por Autónomos hemos de entender los profesionales, los empresarios individuales (p.e. comerciante), las comunidades de bienes y las sociedades civiles. Todas ellas tributan en el IRPF, aunque existen tres métodos distintos:

1. Estimación Directa Normal: aplicable a las actividades empresariales con volumen de operaciones superior a 100 millones de pesetas o cuando se haya renunciado a la aplicación de las demás estimaciones
2. Estimación Directa Simplificada: aplicable a las actividades empresariales con volumen de operaciones inferior a 100 millones de pesetas y que no caigan obligatoriamente en la lista de actividades sujetas a la estimación objetiva.
3. Estimación Objetiva: aplicable a los contribuyentes cuyas actividades se encuentren en una lista publicada por Hacienda cada año, que tengan una cifra de negocios inferior a 75 millones de pesetas, que no tengan contratados más personas de las mencionadas en una Orden publicada por Hacienda (depende de la actividad concreta) y que no hayan renunciado a su aplicación.

Estimación Directa

Los rendimientos a gravar se determinan de la misma forma que en el Impuesto sobre Sociedades, es decir ingresos más autoconsumo menos gastos necesarios.

Una vez determinado el rendimiento neto, se suma a las demás rentas del empresario por otras categorías (p.e. dividendos, plusvalías), y se grava todo a la tarifa progresiva. A continuación, el empresario puede deducirse las mismas desgravaciones que las sociedades, por ejemplo por inversiones en tecnologías de la información, bienes de interés cultural, formación profesional, etc.

Los empresarios y profesionales acogidos a este régimen deben realizar cuatro pagos fraccionados, en los días 1 al 20 de:

– Abril;
– Julio;
– Octubre; y
– Enero del año siguiente (del 1 al 30)

Para ello se utiliza el modelo 130 , que debe presentarse siempre, independientemente de que la declaración dé positiva, negativa o cero.

El importe de cada pago fraccionado se computa de forma peculiar. Se calcula el rendimiento neto (ingresos menos gastos) obtenido desde el inicio de año hasta el último día del trimestre en cuestión y se saca su 20%. A continuación, y para evitar que se pague varias veces por las mismas rentas, se restan las cantidades ya pagadas en los pagos fraccionados anteriores, y las retenciones sufridas por las actividades prestadas.

En cuanto a los profesionales, cuando realicen actividades para otros profesionales o empresarios, están obligados a soportar una retención del 18%, o a practicarla ellos cuando los servicios se los presten otros profesionales. Este porcentaje puede reducirse al 9% si el profesional que presta el servicio se encuentra en su primer periodo de ejercicio de actividades o en cualquiera de los dos siguientes, y se lo comunica al pagador de las rentas.

Por su parte, el profesional que pagó los servicios y que estuvo obligado a retener, deberá presentar trimestralmente el modelo 110 e ingresar en Hacienda el importe de las retenciones efectuadas. Las fechas de presentación son las mismas que las de los pagos fraccionados, con la excepción de enero, en que el plazo solo llega hasta el día 20.

Finalmente, los empresarios están obligados a presentar durante el mes de marzo el modelo 347 de operaciones con terceros, si realizaron con alguna persona o entidad operaciones superiores a 500.000 Ptas.

Este régimen se caracteriza por que los empresarios deben llevar la contabilidad como si fueran sociedades, con arreglo a las normas del Código de Comercio, y los siguientes libros:

– Libro diario
– Libro de inventario y cuentas anuales

Además, los profesionales deben llevar:

– Libro registro de ingresos;
– Libro registro de gastos;
– Libro registro de bienes de inversión;
– Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Estimación Directa Simplificada

Este régimen no podrá aplicarse cuando el contribuyente realice otra actividad bajo la Estimación Directa Normal, o cuando se renuncie a ella presentando el impreso 036 el mes de diciembre anterior.

La base imponible se calcula también con arreglo a las normas del impuesto sobre sociedades (ingresos más autoconsumo menos gastos necesarios), pero existen algunas especialidades.

Así, la amortización sólo puede practicarse linealmente (y no de forma degresiva o mediante la suma de dígitos), y siempre según una tabla simplificada publicada por el Ministerio de Hacienda.

Asimismo, los empresarios que tributen según esta modalidad pueden aplicar las reglas de amortización acelerada existentes para las pequeñas y medianas empresas.

Además, no pueden deducirse las provisiones sean por insolvencias, por depreciación de existencias, etc.

Por último, existe una deducción a tanto alzado en concepto de provisiones varias y gastos de difícil justificación, del 5% del rendimiento neto previo (ingresos menos gastos).

Una vez determinado el rendimiento neto, se suma a las demás rentas del empresario por otras categorías (p.e. dividendos, plusvalías), y se grava todo a la tarifa progresiva. A continuación, el empresario puede deducirse las mismas desgravaciones que las sociedades, por ejemplo por inversiones en tecnologías de la información, bienes de interés cultural, formación profesional, etc.

Los empresarios (o profesionales, en su caso) bajo este régimen deben también presentar declaraciones trimestrales de «Pagos fraccionados» y retenciones a profesionales, en las mismas fechas y de la misma forma descrita para la estimación directa normal incluyendo la obligación de presentar el modelo 347 de operaciones con terceros.

Por lo que se refiere a los libros obligatorios, estos empresarios no están obligados a llevar contabilidad, pero sí ciertos libros que dependen de si se trata de un empresario o un profesional.

* Empresarios:

– Libro registro de ventas e ingresos
– Libro registro de compras y gastos
– Libro registro de bienes de inversión
– Libros del IVA

* Profesionales:

– Libro registro de ingresos
– Libro registro de gastos
– Libro registro de bienes de inversión
– Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.

Estimación Objetiva

Este régimen se aplica sólo a las actividades autorizadas por la Ley, aunque estas crecen cada año, y comprenden el comercio minorista, y la mayor parte de actividades comerciales desarrolladas por autónomos. No puede aplicarse si el contribuyente realiza alguna actividad en régimen de estimación directa, normal o simplificada, o si renuncia a su aplicación mediante la presentación del modelo 036 en el mes de diciembre anterior. La renuncia tiene efectos por un mínimo de tres años, y se prorroga automáticamente salvo que el contribuyente la revoque.

Se denomina estimación objetiva, porque se basa en una estimaciones del rendimiento neto de cada sector de actividad, en función de unos parámetros objetivos llamados «módulos», como los trabajadores contratados, la potencia eléctrica contratada, el tamaño del horno, el número de mesas del local, etc.

El rendimiento neto de cada actividad de forma mediante la suma de los «módulos» de cada actividad. Su importe se publica en una Orden del Ministerio de Hacienda el año anterior, pero pueden reducirse si hubo incendios, inundaciones, hundimientos o grandes averías en el equipo industrial que alteren gravemente el desarrollo de la actividad o el titular de la actividad no tenga personal a su cargo y se encuentre incapacitado temporalmente.

A diferencia de la estimación directa, la Ley no permite la deducción de los gastos sufridos, por cuanto los módulos aplicados tienen por misión determinar el beneficio obtenido.

A continuación se aplican los índices correctores previstos en la Ley, de varios tipos, en el siguiente orden:

• Reducciones por incremento de plantilla o inversiones. Así, el incremento en el número de trabajadores reduce el importe del módulo de personal asalariado, y las inversiones en inmovilizado (por ejemplo, las máquinas de la actividad), pueden amortizarse mediante una tabla simplificada.
• Reducciones por índices correctores para pequeñas empresas, actividades de temporada, kioscos, taxis y empresas de transporte de viajeros o de mercancías o mudanzas. Asimismo, existe un límite corrector llamado «de exceso» por el que los rendimientos de las actividades no pueden exceder determinada cuantía.
• Reducciones por gastos extraordinarios. Cuando se pruebe que el desarrollo de la actividad se vio afectado por incendios, inundaciones, hundimientos u otras circunstancias excepcionales, que generen gastos extraordinarios, y se comunique a la Delegación de la Agencia Tributaria competente en un plazo de 30 días desde el siniestro, se podrá deducir el importe de esos gastos (menos las indemnizaciones recibidas, por supuesto).
• Reducciones extraordinarias. Para el año 2000 existía una reducción del 7%, pero no se ha prorrogado para el 2001.

Una vez determinado el rendimiento neto, se suma a las demás rentas del empresario por otras categorías (p.e. dividendos, plusvalías), y se grava todo a la tarifa progresiva. Sin embargo, estos empresarios, a diferencia de los que van por estimación directa, no pueden acogerse a las deducciones previstas en el Impuesto sobre Sociedades, salvo que la Orden anual de módulos les autorice.

En este régimen también deben realizarse cuatro pagos fraccionados, aunque el modelo es el 131 . Los plazos son, del 1 al 20 de:

– Abril
– Julio
– Octubre
– Enero año siguiente (del 1 al 30)

En esta ocasión no se utiliza el sistema de la estimación directa, sino que se aplica un porcentaje al importe del rendimiento neto de la actividad. Ese porcentaje será del 4% para empresas con más de un asalariado, el 3% si solo hay uno y el 2% cuando no haya ninguno.

Es importante destacar que en este régimen no existe obligación de presentar el modelo 347 de operaciones con terceros.

Como característica importante de este régimen, cabe destacar la no obligación de llevar contabilidad, aunque sí se deberán guardar las facturas por orden de fechas y por trimestres y los justificantes de los módulos aplicados. Asimismo, si se amortizaron bienes del inmovilizado, debe llevarse un libro registro de bienes de inversión.