Cómo escoger bien a tu proveedor de software

El tan esperado Kit Digital, ya está a falta de que se publique el Catálogo de agentes digitalizadores y de que se haga la convocatoria pymes (próximamente se publicarán las convocatorias para los beneficiarios), casi toda la información disponible para poder solicitar el Bono del Kit Digital. Microdata a empezado el proceso para convertirse en Agente digitalizador y esperamos próximamente anunciar nuestra adhesión al mencionado Catálogo de Agentes Digitalizadores.

Sabemos que serán muchas las empresas y proveedores tecnológicos que estarán disponibles para poder aprovechar la subvención. Tan importante como tener claro en qué vamos a invertir el importe subvencionado es elegir bien al proveedor que nos va a llevar a cabo el desarrollo del proyecto.

Es por ello que queremos ofreceros unas claves para poder elegir con el mejor de los criterios. En Microdata, estaremos encantados de ser vuestro proveedor, pero solo si estáis convencidos de hacerlo.

La necesidad de escoger bien a tu proveedor

El software representa la base, la vida interna, de todo sistema informático; el manejo y aprovechamiento de todos los beneficios de la digitalización del sistema dependen del software.

Su uso está generalizado en todos los sectores y niveles de la sociedad (particulares, empresas, administraciones públicas…) y la industria lo aplica en sus procesos de diseño y fabricación y lo incorpora en el producto manufacturado donde se ha extendido como un componente más en la investigación, la medicina o la formación entre otros.

La forma de vida que hoy conocemos, sería imposible sin la presencia del software. Sin entrar en cuestiones académicas, para lo que nos interesa, vamos a considerar como tema central el “Software de Aplicación”.

Existe otro tipo clasificado como “Software de Sistema”, muy importante, pero para este trabajo centrado en la elección del proveedor del software, nos interesa el primero, cuyo objetivo principal es conseguir el uso eficiente de todo el sistema informático, y en sus prestaciones y puesta al día influye directamente el proveedor.

El “Software de Aplicación” puede ser el producto que más evolución ha tenido, su cualidad tecnológica y la ingente demanda han señalado los cambios y actualización permanentes, haciendo un producto imprescindible en todas las organizaciones.

Su evolución natural ha derivado en la aparición de nuevos lenguajes, con su sucesión constante de versiones, y por la influencia de los avances de la tecnología en general y específicamente la de su entorno como equipos, comunicaciones, estandarización de componentes, Internet, digitalización, nuevos sistemas de trabajo, etc.

Para este informe nos interesa conocer los dos factores que determinan el resultado del Software de Aplicación, el uso de la tecnología disponible y el diseño. Ambos son consecuencia del enorme inventario de tecnología aplicable y, del diseño y planificación del producto final donde el factor tiempo, también, es determinante.

Tampoco es el objetivo de este trabajo, la calificación técnica del producto.Nos sorprendería la clasificación final del software actualmente en el mercado, donde empresas de reducida dimensión pueden estar en las primeras posiciones.

No obstante, sí debemos tener en cuenta el alcance y repercusión de la tecnología en el producto final puesto que determina la utilidad y consecuencias de uso para el usuario, aunque garantizando un mínimo tecnológico, lo más importante es el compromiso del proveedor.

Todos estos factores condicionan su diseño y funcionamiento; si a esto añadimos las circunstancias que precisan su función de resolver tareas de gestión considerando la legislación mercantil, fiscal, laboral y, la conexión y operabilidad con las administraciones públicas, estamos ante producto sujeto a cambios permanentes; una situación que con demasiada frecuencia deriva en, conflictos de servicio y económicos.

Este riesgo es una realidad que requiere aplicar medidas preventivas para evitar problemas mayores, considerando:

Condicionantes y riesgos en la elección de proveedor de software

• Que en el producto original ya se mezcla tecnología con una amplia normativa implícita.
• Las actualizaciones de producto, generalmente motivadas por cambios en la gestión y de normativa, donde el factor tiempo influye en la calidad de las nuevas versiones y califica permanentemente la capacidad del proveedor.
• Los avances tecnológicos determinan la necesidad de creación de nuevas versiones de las que es necesario disponer para competir en el mercado.
• Finalmente, la formación permanente de los usuarios sobre los cambios de actualizaciones y de nuevas versiones del producto.

Ningún software puede ser ajeno a las novedades tecnológicas, en esta época, todas las empresas y profesionales somos objetivo de propuestas de digitalización e, incluso con importantes ayudas de la administración, todo un conjunto de cambios para hacer del software en esta especialidad un reto permanente que pone a prueba a todas las partes implicadas. Es muy importante decidir bien.

Es importante elegir el proveedor adecuado. Generalmente el producto en el momento de la adquisición cumple con las necesidades, pero son muchos los posibles condicionantes que pueden devenir en el futuro y que hay garantizar.

La mejor oportunidad es en el momento de la contratación inicial, pero también los usuarios actuales, aunque con menos posibilidades, deben tomar medidas que garanticen la continuidad de uso en unas condiciones razonables de seguridad y afianzar su independencia del proveedor del software.

Consecuencias de elegir mal al proveedor

Las consecuencias de un mal producto de software, o del servicio en el despacho profesional, pueden llegar a situaciones extremas. No obstante, sin ánimo de crear una situación de pánico, es razonable hacer una descripción de los motivos, consecuencias y alcance de la valoración de los fallos y de la mala calidad del servicio. El software al igual que cualquier producto manufacturado puede estar sujeto a fallos, pero éste, no es el problema principal que se debe asegurar. Un fallo puede ser puntual, y en condiciones normales, lleva asociada una solución rápida y eficaz.

Otra cuestión son las actualizaciones que, según el alcance de la modificación necesaria desde el punto de vista técnico, se pueden considerar como una nueva versión con los mismos requisitos que el producto original. El contrato de mantenimiento significa una compra permanente de las nuevas versiones de software que además, requiere el cumplimiento de fechas y calidad del servicio.

Las consecuencias para el cliente del no cumplimiento de las prestaciones

Para cualquier tipo de producto se habla del coste del fallo, en el caso del software también se aplica y éste comprende el coste de reparación y la suma de costes soportados por el cliente por no tener el producto disponible y funcionando. Algunos de estos coste son, entre otros, trabajos perdidos, costos de oportunidad, reducción de la productividad, pérdida de clientes, etc. El costo del fallo definido anteriormente, también es común a los productos y servicios del software y además hay que añadir el costo del servicio de actualización y soporte, en el sentido de las consecuencia de no disponibilidad de las prestaciones y del servicio esperado de las nuevas versiones, añadiendo a los costes enumerados antes, la pérdida de imagen, sanciones administrativas, responsabilidad profesional y económica como consecuencia de los fallos producidos, el servicio deficiente o la actualización retrasada.

En resumen, es probable que estemos ante uno de los productos que requieren mayor servicio y donde la relación de precio/consecuencias sea de las más desproporcionadas del mercado. Por ello insistimos en la “calidad del servicio” como sistema de valoración general del proveedor del servicio. Las consecuencias de los fallos del software pueden ser impredecibles; después de la larga lista de costes descritos antes, todavía no están enumerados todos los costes económicos posibles en aquellos casos en los que como consecuencia de errores, mal servicio, política de precios o pérdida de confianza, se toma la decisión de migrar a otro producto de software con los consiguientes costes asociados de adquisición, formación de personal, paso de datos (cuando sea posible, sino se requiere un nuevo registro manual) y un número importante de costes intangibles asociados, además de los costes del fallo, anteriormente enumerados, que se reproducen con bastante probabilidad y que en su conjunto determinarán una situación de consecuencias impredecibles y un cliente decepcionado, impotente y dolorido.

Los productos de software deberían ser calificados del tipo “Nunca deben fallar” debido al trastorno operativo para los usuarios y el elevado coste de los fallos. Por ello, este tipo de productos requieren un servicio de calidad que se apoye en un servicio de mantenimiento preventivo y cuando sea posible, predictivo también, que permitan advertir de cualquier riesgo de fallo y siempre actuar a tiempo y con profesionalidad.