Con carácter general, la regularización de IRPF debe efectuarse a partir de la fecha en que se produzca cualquier cambio en la situación del trabajador tal como, modificación de retribuciones, cambio de situación familiar del trabajador, modificaciones de contratos, etc.
Regularización y variaciones en el IRPF
La regularización consiste en calcular el nuevo tipo de retención que deberá ser aplicado por el pagador hasta el final del ejercicio, o hasta que proceda efectuar una nueva regularización, como consecuencia de haberse producido las variaciones que determinan su procedencia.
Por tanto, es conveniente que, se realicen regularizaciones periódicas, aproximadamente cada trimestre, siempre previo al cálculo de la nómina, de forma que se aplique al trabajador el tipo de retención correspondiente en función de las circunstancias de éste.
Para realizar la regularización del tipo de retención del perceptor, por concurrir alguna de las circunstancias previstas reglamentariamente y previa revisión de la situación del trabajador, se puede acceder a la ficha del trabajador, concretamente al apartado de IRPF y realizar individualmente dicho proceso:
Desde esta pantalla hay que pulsar sobre la opción de CÁLCULO COMPLETO IRPF y marcar ¿Regularización? Indicando en el Mes de Regularización el que proceda.
En el supuesto de que el trabajador haya concluido el periodo inicialmente previsto en un contrato o relación y el trabajador posteriormente inicie de nuevo su actividad con otro contrato o circunstancias diferentes, con el mismo o distinto empleador, dentro del año natural, se han de tener en cuenta para la regularización los datos de contratos anteriores.
Por tanto por defecto, la aplicación en el momento de marcar Regularización de IRPF activa el check de “Tomar datos de Contratos Anteriores en caso de Existencia” para marcar la opción que corresponda:
- CÓDIGO DE EMPRESA: marcando esta opción, únicamente a efectos del proceso de Regularización de IRPF, se tendrá en cuenta la Retribución y Retención acumulada de Meses Anteriores, tanto de la ficha actual, en la cual se está haciendo el proceso de regularización, como de cualquier otra ficha que haya tenido el trabajador con el mismo código de empresa en el que se encuentra activo.
- CIF DE EMPRESA: con esta opción se tendrá en cuenta, para el cálculo del porcentaje de retención, todas las Retribuciones y Retenciones de Contratos Anteriores, correspondientes al ejercicio de cálculo, del Código de Empresa Actual, así como de aquellos otros códigos de empresas que contengan el mismo CIF.
- TODOS: marcando esta opción, la aplicación para el cálculo del porcentaje de retención tendrá en cuenta todos los Contratos Anteriores del ejercicio de todas las empresas en las cuales haya estado de alta el trabajador, independientemente del Código o CIF de la empresa. En este caso se controla por el DNI o NIE del trabajador.
En el caso de que el proceso de Regularización de IRPF se quiera realizar de varias empresas a la vez o de varios trabajadores de una misma empresa accederemos a la opción de GENERALES – TRABAJADORES – CÁLCULO DE IRPF:
Es conveniente que cuando se aproxime el final de ejercicio, llevar a cabo los procesos de regularización de IRPF en los trabajadores, para evitar reclamaciones posteriores por no haber practicado el tipo de retención correspondiente durante el año.
Con este proceso de regularización, se pueden dar diferentes supuestos:
- Que el porcentaje se mantenga: lo cual es debido a que el trabajador no ha sufrido ninguna modificación de datos desde la última regularización o cálculo de IRPF.
- Que el porcentaje disminuya: lo cual es debido a que el trabajador ha sufrido una variación de datos mensuales o situación familiar, que han hecho que el tipo de retención sea inferior o bien, que se le hubiese practicado un IRPF manual superior al que le correspondía realmente. Algunos casos que pueden producir una reducción en el porcentaje es una menor retribución, tener un hijo a cargo…
- Que el porcentaje aumente, con lo cual se producen variaciones en el IRPF del trabajador: esta opción es la más común que se suele dar y puede ser debido a lo siguiente:
No se ha hecho un cálculo inicial de IRPF. Al inicio de ejercicio es obligatorio realizar el proceso de Cálculo Inicial de IRPF, sin marcar regularización, en cuyo caso, puesto que no hay nóminas de meses anteriores, la aplicación de MsNomina calcula una estimación, de acuerdo a los datos económicos del trabajador y situación familiar, de retribuciones y gastos anuales. En función a dicha estimación calcula el porcentaje a retener durante el ejercicio al trabajador. Esta operación es necesaria hacerla también, cuando se da de alta a un trabajador nuevo en la empresa durante el transcurso del ejercicio, con la diferencia en este caso de que, una vez hecho el proceso de cálculo inicial, si el trabajador dispone de otro periodo de contratación en el año en esa o en otra empresa, se ha de hacer justo después de emitir el cálculo inicial, el proceso de regularización de IRPF, marcando el mes de la alta actual del contrato.
No se han hecho procesos de regularización. En el supuesto de que el trabajador varíe cualquier información, en cuyo caso se vea afectado el porcentaje de retención es necesario realizar un proceso de regularización para que aplique en el resto de meses pendientes del año el porcentaje correcto.
Se ha practicado un porcentaje manual. En dicho caso al hacer el proceso de regularización si la cantidad retenida hasta la fecha del trabajador es menor de la que corresponda en los meses que queden pendientes de retener es posible que practique un porcentaje elevado para ajustar la cantidad retenida a la que establezca hacienda. Por ello cuando se da esta situación, al realizar la regularización, nos aparecerá la siguiente pantalla:
La aplicación MsNomina de acuerdo al proceso de regularización de IRPF, teniendo en cuenta la situación del trabajador, hallará el porcentaje que corresponda retener al trabajador.
Si se quiere comprobar el porcentaje calculado por MsNomina con el programa de Ayuda de Hacienda se han de tener en cuenta que en dicho programa al igual que en MsNomina se ha de realizar un proceso de Regularización.
Para poder efectuar correctamente la regularización comentada, se deberá utilizar la causa de regularización que proceda de entre las siguientes en el Servicio de Cálculo de Hacienda:
En el caso de no existir una causa determinada se marcará “11 Otras Causas”.
Al regularizar en el programa de Ayuda de Hacienda, marcando la causa 11, se requiere la cumplimentación de las siguientes casillas:
- Retribuciones ya satisfechas con anterioridad a la regularización.
- Retenciones e ingresos a cuenta ya practicados con anterioridad a la regularización.
- Retribuciones anuales consideradas con anterioridad a la regularización.
- Además, se ha de marcar si procede que, los rendimientos anteriores a la regularización fueron obtenidos en Ceuta o Melilla y si, en algún momento antes de la regularización se aplicó minoración por pagos de préstamos para la vivienda.
Dichos datos son obligatorios indicarlos para la correcta comparación de IRPF calculados, entre la aplicación MsNomina y el Servicio de Cálculo facilitado por Hacienda y se pueden extraer del Informe de Resultados que genera MsNomina en el caso de marcar dicha opción en el proceso de Regularización de IRPF del trabajador.
