Software para Asesorías en la Nube, SaaS o Local

La transformación digital de los procesos empresariales es un elemento fundamental para mantener la competitividad de cualquier organización. Disponer del software adecuado para cada función dentro de una asesoría o despacho profesional es esencial para cumplir con nuestras responsabilidades.

También es importante considerar dónde alojar estos programas, ya sea en la nube o de manera local, así como si preferimos tener licencia o SaaS. Esto es particularmente relevante para las asesorías y despachos, donde la eficiencia en la gestión de recursos y la comunicación con los clientes puede ser decisiva.

En este contexto, una de las opciones que más demanda está habiendo, con tendencia al alza, es el software para asesorías en la nube, que se ha consolidado como una opción esencial para optimizar todas las operaciones desde un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Software para asesorías en la nube

A continuación, vamos a conocer un poco más sobre las ventajas de tener el software de tu despacho profesional o asesoría en la nube, así como sus funcionalidades y por qué es una buena opción.

Qué es el software para asesorías en la nube

El software para despachos profesionales, asesorías o gestorías en cloud se refiere a aplicaciones y plataformas que están alojadas en servidores remotos y a las que se accede a través de Internet. En lugar de instalarse en servidores locales o en las computadoras de la empresa, estos programas están disponibles en línea, lo que ofrece numerosas ventajas en términos de accesibilidad, flexibilidad y coste.

Este tipo de software para asesorías incluye un ERP (Enterprise Resource Planning), diseñado específicamente para las necesidades de despachos y asesorías, integrando funciones como contabilidad, gestión de nóminas, facturación, y comunicación con clientes.

Características de tener contratado tu software en nube

A continuación se muestran algunas características de tener los programas de tu asesoría alojados en cloud con Microdata:

• Accesibilidad al programa: La accesibilidad es alta ya que se puede acceder al software de manera remota desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto facilita el trabajo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de instalaciones locales.
• Costos iniciales: Los costos iniciales son moderados, ya que se suele pagar una suscripción periódica en lugar de realizar una inversión considerable al principio.
• Soporte telefónico: El soporte telefónico está incluido, garantizando asistencia técnica cuando se necesite.
• Escalabilidad: La escalabilidad es alta, permitiendo aumentar o disminuir los recursos de manera flexible según las necesidades del negocio.
• Actualizaciones: Las actualizaciones son automáticas y frecuentes, lo que asegura que el software esté siempre en su versión más reciente.
• Seguridad: La seguridad es alta y está gestionada por el proveedor del servicio, quien se encarga de implementar medidas avanzadas de protección.
• Backup / Copias de seguridad de los datos: Las copias de seguridad están incluidas en el servidor, eliminando el riesgo de pérdida de datos gracias a la gestión automática del proveedor.
• Antivirus: El antivirus está incluido en el servidor, proporcionando una capa adicional de protección sin que el cliente tenga que preocuparse por su gestión.
• Subvencionable por kit digital: Esta opción es subvencionable, lo que permite acceder a ayudas financieras para su implementación.
• Requerimientos de Hardware: No se requieren recursos de hardware específicos, solo una conexión a Internet, ya que se utiliza la infraestructura del proveedor.
• Interrupciones del Servicio: Las interrupciones del servicio son mínimas, ya que la disponibilidad del software es gestionada y optimizada por el proveedor.
• Gestión de licencias: La gestión de licencias se realiza mediante suscripción, permitiendo un acceso continuo mientras se mantenga el pago periódico.

Beneficios del software para asesorías en cloud

Vistas las características anteriores, podemos ver que hay una serie de beneficios. La adopción de un software para asesorías en la nube trae consigo una serie de ventajas significativas:

1. Accesibilidad y movilidad: Los profesionales pueden acceder al software desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando el trabajo remoto y la atención al cliente sin interrupciones.
2. Actualización y mantenimiento automáticos: Al estar alojado en la nube, el software se actualiza de manera automática, asegurando que siempre se utilice la última versión, con todas las mejoras de seguridad y funcionalidad.
3. Escalabilidad: A medida que la asesoría crece, el programa puede ajustarse fácilmente a nuevas necesidades, sin la necesidad de realizar grandes inversiones en infraestructura tecnológica.
4. Seguridad: Los proveedores de servicios en la nube implementan avanzadas medidas de seguridad para proteger los datos empresariales, incluyendo cifrado, backups automáticos y protección contra accesos no autorizados.
5. Costos reducidos: Al no requerir inversión en hardware y con un modelo de pago por uso, las asesorías pueden reducir significativamente sus costos operativos.

Funcionalidades clave del software empresarial en cloud

Un buen software empresarial en la nube para despachos debe integrar una serie de funcionalidades que cubran las necesidades específicas de este tipo de negocios. Entre ellas, destacan:

• Gestión contable: Automatización de procesos contables, generación de informes financieros y cumplimiento normativo.
• Gestión de nóminas: Cálculo automático de nóminas, gestión de impuestos y presentación de declaraciones laborales.
• Facturación electrónica: Emisión, recepción y control de facturas electrónicas, así como la integración con sistemas de pago.
• Gestión documental: Almacenamiento seguro y accesible de documentos importantes, con la posibilidad de compartirlos fácilmente con los clientes.
• Comunicación con clientes: Herramientas para la gestión de relaciones con clientes (CRM), que permiten mantener un seguimiento detallado de las interacciones y necesidades de cada cliente.

Cómo implementar en tu asesoría el software en cloud

La implementación del software en la nube para tu asesoría o despacho profesional requiere de un plan estratégico que garantice una transición fluida y maximice los beneficios de la nueva herramienta. A continuación, se presentan algunos pasos clave:

1. Evaluación de necesidades: Es fundamental identificar las necesidades específicas de la asesoría o despacho, para seleccionar la herramienta que ofrezca las funcionalidades más adecuadas.
2. Selección del proveedor: Existen múltiples proveedores de software empresarial en la nube. Es importante elegir uno que ofrezca un buen soporte técnico, opciones de personalización y un buen historial de seguridad.
3. Capacitación del personal: Para aprovechar al máximo el software, es necesario que todo el equipo reciba la formación adecuada, tanto en el uso de la herramienta como en las nuevas formas de trabajar que esta implica.
4. Migración de datos: El proceso de migración de datos desde sistemas antiguos a la nueva plataforma debe realizarse de manera cuidadosa para evitar pérdidas de información.
5. Prueba y ajustes: Antes de poner en marcha la aplicación de manera definitiva, es recomendable realizar pruebas y ajustar cualquier detalle para garantizar que todo funcione correctamente.

Retos y Soluciones en la Adopción de Software Empresarial en la Nube

Aunque los beneficios del software empresarial en la nube son numerosos, su adopción también puede presentar algunos retos que es importante considerar:

• Resistencia al cambio: La transición a un nuevo sistema puede generar resistencia entre los empleados. Es esencial gestionar este cambio de manera efectiva, comunicando claramente los beneficios y ofreciendo el soporte necesario.
• Compatibilidad con sistemas existentes: Es posible que algunos sistemas antiguos no sean compatibles con el nuevo software en la nube. En estos casos, se debe evaluar si es necesario realizar actualizaciones o cambios adicionales.
• Seguridad de los datos: Aunque la seguridad es una prioridad para los proveedores de servicios en la nube, las asesorías deben asegurarse de cumplir con todas las normativas de protección de datos, implementando medidas adicionales si es necesario.

Futuro del software empresarial en la nube

El futuro del software empresarial en la nube es prometedor, con tendencias que apuntan hacia una mayor integración de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el machine learning. Estas tecnologías permitirán una automatización aún más avanzada, con sistemas que aprenden de las operaciones de la empresa para ofrecer recomendaciones personalizadas y optimizar aún más los procesos.

Además, se espera que las soluciones en la nube continúen mejorando en términos de seguridad y escalabilidad, haciendo que sean accesibles para un número aún mayor de pequeñas y medianas asesorías y despachos.

Software para asesorías On Premise

En contraposición, encontraríamos el software instalado en el dispositivo, en el PC de tu negocio o local. Esta ha sido desde siempre la opción más habitual y también cuenta con una serie de ventajas y funcionalidades para las pymes, asesorías y despachos profesionales.

Qué es el software empresarial On Premise o local

El software empresarial On Premise es aquel que se instala y se ejecuta en los servidores locales de la empresa, en lugar de estar alojado en la nube. Este tipo de herramienta permite a las organizaciones mantener un control total sobre sus datos y la infraestructura que los soporta, ofreciendo una mayor personalización y la capacidad de integrar soluciones específicas para las necesidades del negocio.

En el contexto de las asesorías, un software On Premise suele incluir funcionalidades clave como la contabilidad, la gestión de nóminas, la facturación, la gestión documental y la comunicación con clientes, todo ello alojado en la propia infraestructura de la empresa.

Características de tener contratado tu software On premise

• Accesibilidad al programa: La accesibilidad es limitada, ya que el software solo se puede utilizar en el dispositivo donde ha sido instalado, restringiendo la movilidad y el acceso remoto.
• Costes iniciales: Los costos iniciales pueden ser medios si se adquiere una licencia o pueden no requerir inversión inicial si se opta por un modelo de solo uso.
• Soporte telefónico: El soporte telefónico está incluido, proporcionando asistencia técnica para resolver cualquier problema que surja.
• Escalabilidad: La escalabilidad es modular, lo que permite ampliar las capacidades del software, aunque con ciertas limitaciones y dependiendo de la infraestructura local.
• Actualizaciones: Las actualizaciones son automáticas y frecuentes, manteniendo el software actualizado sin intervención del usuario.
• Seguridad: La seguridad depende de la infraestructura local, lo que puede suponer un riesgo si no se dispone de los recursos adecuados.
• Backup / Copias de seguridad de los datos: Las copias de seguridad dependen del cliente, lo que implica un riesgo de pérdida de datos si no se realizan correctamente.
• Antivirus: La protección contra virus depende de la infraestructura local, lo que puede ser menos robusto que las soluciones en la nube.
• Subvencionable por kit digital: Esta modalidad es subvencionable, facilitando su adopción a través de ayudas financieras.
• Requerimientos de Hardware: Se requieren recursos de hardware moderados, ya que la infraestructura debe ser local, incluyendo servidores y almacenamiento.
• Interrupciones del Servicio: La continuidad del servicio depende de la infraestructura local, lo que puede generar más interrupciones en caso de fallos.
• Gestión de licencias: La gestión de licencias puede ser mediante propiedad (compra de licencia) o solo uso, dependiendo del modelo adquirido.

Beneficios del Software para Asesorías On Premise

Optar por un software para asesorías On Premise ofrece una serie de ventajas significativas, especialmente para empresas que buscan un mayor control y personalización:

1. Control Total sobre los Datos: Uno de los mayores beneficios del software On Premise es que los datos se almacenan y gestionan internamente. Esto es especialmente importante para asesorías que manejan información confidencial y desean evitar el almacenamiento en servidores externos.
2. Personalización: A diferencia de las soluciones en la nube, el software On Premise permite un alto grado de personalización. Las asesorías pueden adaptar el software a sus necesidades específicas, integrando módulos y herramientas adicionales que mejoren su operatividad.
3. Cumplimiento Normativo: En algunas industrias, las regulaciones pueden exigir que los datos se almacenen en servidores locales en lugar de la nube. El software On Premise asegura que se cumplan estas normativas, lo que es crucial para evitar sanciones y asegurar la conformidad legal.
4. Seguridad: Aunque las soluciones en la nube han mejorado en términos de seguridad, el software On Premise sigue siendo la opción preferida para aquellas empresas que desean mantener un control total sobre la seguridad de sus datos, con la posibilidad de implementar medidas de seguridad adicionales según sea necesario.
5. Costes a Largo Plazo: Aunque la inversión inicial en software On Premise puede ser más alta que en la nube, a largo plazo, los costos pueden ser menores. Además, las empresas no dependen de proveedores externos, lo que reduce el riesgo de incrementos inesperados en los precios.

Principales Funcionalidades del Software Empresarial On Premise

El software empresarial On Premise para asesorías debe ofrecer una serie de funcionalidades que permitan gestionar de manera eficiente las operaciones del despacho. Entre las más destacadas se encuentran:

• Gestión contable: Los sistemas On Premise permiten una personalización total de las herramientas contables, adaptándose a las necesidades específicas del despacho y asegurando que todas las normativas locales se cumplan de manera precisa.
• Gestión de nóminas: Con el software On Premise, las asesorías pueden mantener un control riguroso sobre los cálculos de nóminas, impuestos y declaraciones laborales, garantizando que todos los datos se manejen de manera interna sin depender de proveedores externos.
• Facturación y Gestión Documental: La facturación y la gestión de documentos son áreas críticas para cualquier despacho. Un sistema On Premise permite manejar estas tareas internamente, asegurando que los documentos se almacenen en servidores locales, lo que puede ser un requisito en industrias con estrictas regulaciones sobre la gestión de datos.
• Personalización y Integración: Una de las ventajas clave del software On Premise es la capacidad de personalización. Las asesorías pueden modificar y adaptar el software para que se ajuste perfectamente a sus flujos de trabajo específicos. Además, es más fácil integrar el software con otras soluciones internas que ya estén en uso.

Además, en función del tipo de contratación, cabe la posibilidad de poder contratar en SaaS o mediante licencia.

Contratación de software en SaaS o compra de licencia

La diferencia entre SaaS (Software as a Service) y la contratación por adquisición de licencia se basa principalmente en el modelo de entrega, la forma de pago, la gestión y el mantenimiento del software:

SaaS (Software as a Service):

1. Modelo de entrega:
   • El software se ofrece como un servicio a través de Internet. Los usuarios acceden al software mediante un navegador web o una aplicación sin necesidad de instalarlo en sus dispositivos locales. Es una buena opción si quieres tener los programas de tu asesoría en nube.
2. Forma de pago:
   • Suscripción: Los usuarios pagan una cuota periódica (mensual o anual) para acceder al software. El coste suele incluir el uso del software, el soporte, las actualizaciones y el mantenimiento.
3. Gestión y mantenimiento:
   • El proveedor de SaaS se encarga de todas las tareas de mantenimiento, actualizaciones, seguridad y copias de seguridad.
4. Escalabilidad:
   • El software SaaS es altamente escalable, permitiendo a los usuarios ajustar la capacidad de uso según las necesidades. Se puede aumentar o reducir el número de usuarios o el volumen de recursos utilizados fácilmente.
5. Accesibilidad:
   • SaaS permite el acceso al software desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración entre equipos dispersos geográficamente.

Adquisición de licencia:

1. Modelo de entrega:
   • El software se instala y se ejecuta en los dispositivos locales del usuario o en los servidores de la empresa. Este modelo se conoce como On-Premise. Microdata no ofrece esta posibilidad si lo que se quiere es tener alojados los programas de tu despacho profesional en cloud.
2. Forma de pago:
   • Pago único: En la adquisición de una licencia, se realiza un pago inicial superior a la modalidad SaaS para comprar el derecho a usar el software de manera indefinida o por un período determinado. En algunos casos, pueden existir costos adicionales por mantenimiento o actualizaciones. Además de la compra de esta licencia, puede haber otros costes mensuales añadidos que incluyen soporte, mantenimiento, actualizaciones, etc.
3. Gestión y mantenimiento:
   • El usuario es responsable de gestionar la instalación, el mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones del software, o puede encargarse la empresa si se contrata este servicio.
4. Escalabilidad:
   • La escalabilidad es limitada en comparación con SaaS. Para ampliar la capacidad (por ejemplo, añadir más usuarios o funciones), a menudo se requiere la compra de licencias adicionales o una expansión de la infraestructura local.
5. Accesibilidad:
   • El software solo está disponible en los dispositivos donde ha sido instalado, lo que limita el acceso y la movilidad. En algunos casos, puede haber opciones para acceso remoto, pero requieren configuraciones adicionales y suelen ser menos flexibles que SaaS.

Como hemos visto, contratar el software de tu asesoría en la nube conlleva una serie de características y ventajas que pueden beneficiar a tu empresa. Adquirirlo On Premise también cuenta con otras ventajas no menos importantes, y al final es cada empresa la que decide qué opción se ajusta mejor a sus necesidades.

Por eso, lo más importante es contar con el mejor software para asesorías, que te aporte soluciones y te ayude a solventar las casuísticas de cada día, y en este caso Microdata cumple con las exigencias del mercado, mostrándolo día a día desde hace más de 30 años, y ofreciendo actualmente estas 2 modalidades de alojamiento del programa (Software en nube y On Premise) así como compra de licencia o SaaS.

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