En la actualidad, el fomento de la transparencia y la integridad corporativa se ha convertido en una prioridad para las organizaciones a nivel mundial. En este contexto, el canal de denuncias emerge como una herramienta esencial que permite a las empresas, no solo cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos y lucha contra la corrupción, sino también promover un entorno de trabajo seguro y confiable para todos sus integrantes.
¿Qué es un canal de denuncias y para qué sirve?
Un canal de denuncias es una herramienta que permite a los miembros de la empresa, otras partes interesadas y grupos de interés a informar, de manera confidencial y segura, sobre conductas o actividades sospechosas, ilegales o no éticas dentro de una organización.
Sirve como un mecanismo para reportar infracciones normativas, malas prácticas, fraudes, corrupción, o cualquier otro tipo de irregularidad. Su propósito es fomentar un entorno de transparencia y responsabilidad, facilitando la detección temprana de problemas y contribuyendo a la creación de un espacio de trabajo seguro y ético. Se trata de un elemento al margen del programa de nóminas, pero que afecta directamente a toda la gestión de RRHH de la empresa.
¿Qué criterios debe cumplir un canal de denuncias?
- Facilidad de Acceso: El mecanismo debe ser intuitivo, de rápida implementación y fácilmente alcanzable para todos los empleados.
- Protección de la Identidad del Notificante: Es crucial mantener en secreto la identidad de quien informa y asegurar la privacidad de su información.
- Designación de un Encargado: Es necesario tener a una persona encargada de administrar este sistema, la cual debe estar adecuadamente capacitada. Dicha persona puede ser parte de la organización o pertenecer a una entidad externa.
- Confirmación de Recepción: Se debe notificar al notificante sobre la recepción de su informe dentro de un período no mayor a siete días naturales tras su entrega.
- Resolución de la Notificación: La respuesta a la notificación debe darse en un término no mayor a tres meses desde la confirmación de recepción o desde el vencimiento del periodo de siete días tras realizar la notificación. En situaciones de especial complejidad que demanden más tiempo, este plazo puede extenderse por tres meses adicionales.
- Accesibilidad Externa: Debe permitirse el uso del sistema fuera de la red corporativa. No solo el personal interno está habilitado para notificar irregularidades; el sistema también debe estar disponible para cualquier parte interesada externa a la empresa. Se aconseja expandir este acceso después de haber asegurado y comprobado el buen funcionamiento de los puntos previos.
- Prevención de Represalias: Se debe garantizar al notificante que no se tomarán acciones adversas por haber realizado una notificación, ya sea interna o externa. Entre las represalias se incluyen la suspensión laboral, el despido, la terminación de la relación laboral, la negativa a promociones, la exclusión de capacitaciones o la inclusión en listas negras.
Sanciones por no cumplir con el canal de denuncias
La ausencia de un canal de denuncias o el incumplimiento en la salvaguarda de la confidencialidad y protección de los datos relacionados con las denuncias y los denunciantes pueden acarrear penalizaciones significativas de hasta un millón de euros para infracciones graves, y hasta 100.000 euros en el caso de faltas menores.
En lo que respecta a individuos, las multas pueden oscilar entre 1.001 y 300.000 euros. La entidad encargada de imponer estas sanciones administrativas es la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante.
Normativa y Marco Legal
El marco legal en torno al canal de denuncias ha evolucionado significativamente, y estas son las leyes más importantes que lo regulan:
Ley 2/2023 del 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El canal de denuncias es obligatorio desde el 1 de diciembre de 2023 para todas las empresas a partir de 50 trabajadores. También las empresas de cualquier tamaño que operen en el mercado financiero, la seguridad del transporte o la protección del medio ambiente. Y las empresas que facturen anualmente más de 10 millones de euros, las universidades públicas o los partidos políticos, sindicatos, patronales o fundaciones, entre otros.
La directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre Infracciones del Derecho de la Unión. Estas regulaciones subrayan la importancia de contar con mecanismos que protejan a los denunciantes y promuevan la transparencia. La plataforma con la que trabajamos en Microdata cumple con estas disposiciones legales, asegurando que las empresas que la implementen operen bajo un marco de legalidad y protección de datos conforme a la LOPD 3/2018 del 5 de diciembre.
Ventajas de contar con un canal de denuncias en tu empresa
La implementación de un canal de denuncias efectivo y a medida es un paso crítico para las organizaciones que buscan establecer prácticas de negocio éticas y responsables. Un servicio de confianza, configurable según la estructura organizativa y personalizable con el diseño de marca, es esencial para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
- Prevención y detección temprana de irregularidades: Un canal de denuncias permite identificar y abordar problemas internos antes de que escalen, minimizando el riesgo financiero y de reputación. La detección temprana de fraudes, corrupción o cualquier conducta indebida puede ahorrar a la empresa costes significativos y complejidades legales.
- Mejora de la Cultura Corporativa: Al fomentar un ambiente donde los empleados se sienten seguros y respaldados para reportar irregularidades, se promueve una cultura de transparencia y ética. Esto contribuye a fortalecer los valores corporativos y la integridad dentro de la organización.
- Protección de la reputación de la empresa: La capacidad para gestionar y resolver internamente las denuncias antes de que se conviertan en escándalos públicos es crucial. Un canal de denuncias efectivo puede ayudar a preservar la imagen y reputación de la empresa, manteniendo la confianza de clientes, inversores y la sociedad en general.
- Empoderamiento de los empleados: Al proporcionar un mecanismo seguro y confidencial para reportar preocupaciones, los empleados se sienten valorados y parte integral de las prácticas éticas de la empresa. Esto no solo mejora el compromiso y la satisfacción laboral, sino que también promueve una mayor lealtad hacia la organización.
¿Cómo funciona el canal de denuncias?
Crear un canal de denuncias personalizable y fácil de gestionar es ahora más sencillo e intuitivo que nunca. La solución que ofrecemos desde Microdata, permite a las empresas contar con una plataforma propia, a través de la cual pueden crear y gestionar los canales de denuncias de manera centralizada y colaborativa. Este enfoque no solo facilita el proceso de denuncia sino que también asegura su gestión eficaz y conforme a las regulaciones.
Proceso de Denuncia
El proceso para registrar una denuncia ha sido diseñado para ser accesible y sencillo, permitiendo a los denunciantes presentar sus casos tanto de manera anónima como identificable, adjuntar evidencias relevantes y recibir un resumen del proceso. Esta transparencia y facilidad de uso incentivan a los empleados y colaboradores a participar activamente en la preservación de la integridad y los valores corporativos. Los pasos a seguir, una vez estemos en el canal de denuncias de la empresa, serán los siguientes:
- El denunciante seleccionará la opción “Nueva denuncia”.
- Podrá realizar una denuncia anónima o introduciendo sus datos. Seleccionará la categoría y colectivo al que pertenece el denunciante.
- Indicará si el denunciado puede o no ser identificado.
- Continuará informando sobre los hechos constitutivos de la denuncia, adjuntando si procede audios o imágenes. También podrá contemplar en el informe si ha habido algún testigo.
- Al completar este proceso, el denunciante podrá descargar un resumen en PDF de la denuncia junto con un código QR desde el que podrá volver a acceder en caso de querer añadir más información o hacer seguimiento de la misma.
Gestión de la Denuncia
La gestión de las denuncias es un aspecto crucial del sistema. Las denuncias registradas se manejan con la máxima confidencialidad y eficiencia, garantizando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a ellas. De acuerdo a la ley del canal de denuncias (Ley 2/2023), el encargado de gestionar el canal de denuncias es el Responsable del Sistema interno de información (o Responsable del canal de denuncias).
Como denunciante, la plataforma ofrece la posibilidad de hacer seguimiento del estado de la denuncia, manteniendo al informante actualizado, lo cual es fundamental para fomentar la confianza en el sistema.
Como responsable del sistema, esta persona podrá:
- Acceder a la declaración y descargar los documentos adjuntos.
- Visualizar un timeline de los trámites.
- Posibilidad de comunicación bidireccional mediante chat con el denunciante.
- Cambiar el estado de la denuncia a:
- Nueva.
- En proceso.
- Procesada.
- Declinada.
Gestión del Canal
Ofrecer a las empresas la capacidad de gestionar de manera autónoma su canal de denuncias es un componente vital de la propuesta. Esto incluye la configuración del contenido y diseño del sitio web, la creación y modificación de usuarios, la designación de gestores, y la gestión de permisos y denuncias, entre otros. Esta autonomía es esencial para adaptar el canal a las necesidades específicas de cada organización.
La empresa será quien seleccione a uno o varios miembros como Responsable del sistema, que será la persona responsable de gestionar las denuncias
Seguridad Informática
La seguridad de la información es una prioridad indiscutible en la gestión de canales de denuncias. Implementar medidas de seguridad robustas, tanto internas como externas, es fundamental para proteger los datos de las empresas y los denunciantes. Esto incluye autenticación de doble factor, encriptación de extremo a extremo, y cumplimiento de normativas como la ISO 27001, asegurando así un entorno seguro para todos los usuarios.
Canal de denuncias Sesame – Microdata
Desde Microdata, hemos llegado a un acuerdo con Sesame para poder ofrecer a nuestros clientes el Canal de denuncias de Sesame, de manera preferente y sin tener que contratar el resto de la aplicación y con un precio único de 50€ al mes, independientemente del número de empleados. sabiendo que es obligatorio para las empresas de más de 50 trabajadores.
Los responsables de gestionar el canal de denuncias tendrán acceso a la gestión de las denuncias.
Desde este espacio podrá:
● Acceder a la declaración.
● Descargar los documentos adjuntos.
● Visualizar un timeline de los trámites.
● Comunicarte con el empleado a través del chat y mantener una conversación bidireccional.
● Cambiar el estado de la denuncia: Nueva – En proceso – Procesada – Declinada.
Puedes solicitar información y una demostración online sin compromiso, contactando con Microdata o a través de nuestro teléfono 950 268 000. Puedes ver un video demostrativo en Youtube.
