MsExpedientes nos permite tener múltiples organizaciones, podemos copiar, facturadores, contratos o expedientes de unas a otras.
Crea nuevas organizaciones en MsExpedientes
Cuando entramos en el programa de facturación MsExpedientes, lo primero que vemos es la ventana de Seleccionar Organización, en esta pantalla es donde modificamos y añadimos una nueva organización. La Organización será el equivalente a un despacho.
Pulsamos en el botón Añadir.
Para dar de alta nuestra empresa debemos rellenar los siguientes campos:
- Código: el que le asignemos a la organización.
- Descripción: Nombre para la organización.
- Fecha de Creación: será la fecha en que se crea esta nueva organización.
- Copiar datos de otra organización: si lo marcamos nos permite copiar datos de otra empresa que tengamos dada de alta para no tener que volver a generarlos nuevamente.
Si marcamos la opción de Copiar datos de otra organización, los datos que nos permite copiar son:
- Organización de origen: la empresa de la cual queremos copiar la información.
- Código Facturador: nos permite elegir los facturadores.
- Copiar contratos en alta: si marcamos la casilla podemos elegir entre los contratos “solo en alta” o “todos”.
- Copiar expedientes: copia todos los expedientes.
- Copiar Permisos: permite copiar los permisos de los usuarios de una Organización a otra.
Cuando tengamos las opciones seleccionadas pulsamos en el botón Grabar y Salir. Para empezar a trabajar necesitamos tener al menos un facturador y una serie de expedientes.
Para crear un facturador tenemos que dirigirnos a Menú – Ficheros – 5. Facturadores. Cuando pinchamos accedemos a la ventana de Mantenimiento de Facturadores.
Añade un nuevo Facturador.
Desde la ventana de Mantenimiento de Facturadores tenemos que añadir un nuevo facturador.
Debemos rellenar como mínimo los siguientes campos:
- Cód: compuesto por una letra que debe ser distinto para cada facturador.
- Empresa: seleccionamos la empresa en la que se van a facturar los servicios que previamente tenemos dada de alta en la base de datos. Una vez que seleccionemos esta, se nos cargaran los campos Nombre, NIF y los datos de la dirección.
- Tipo de Serie: por defecto vendrá marcada Anual y podemos elegir Mensual.
- Descripción: para distinguir los facturadores de forma fácil.
En la pestaña de Etiquetas tenemos que rellenar el campo Datos de Registro, donde debemos de poner los datos registrales.
Con estos datos ya podemos dar de alta el facturador pulsando en Grabar y Salir.
Crea una Serie de Expedientes.
El siguiente paso es dar de alta una serie de expedientes, tenemos que ir a Menú – Ficheros – 6. Serie Expedientes.
Dentro de la ventana de mantenimiento de Series de Expedientes, tenemos que pulsar en Añadir para crear una serie de Expedientes.
Los datos que necesitamos para añadir una nueva serie son:
- Serie: está compuesta por cuatro caracteres, pueden ser números o letras.
- Ultimo número: el número de expediente por el que empezará la serie.
- Comentario: para identificar mejor la serie.
- Hasta vigencia: Fecha de vigencia de la serie de expedientes
Por ultimo, una vez que tengamos los datos debemos Añadir y Salir. Con esto ya podemos tener múltiples organizaciones.
