La gestión de los imprevistos en una asesoría

Los imprevistos de una asesoría

En nuestro día a día estamos en contacto con multitud de asesores y gestores de despachos profesionales y cuando comentamos qué es lo que más le puede preocupar a la hora de la organización de su asesoría es la gestión de imprevistos. Es común que la planificación de un día se vea alterada significativamente por una llamada, una notificación de Hacienda o un correo con un “incendio que apagar”. Esto hace que las tareas importantes se posterguen una y otra vez y que solo se atienda a lo urgente. Así, asuntos que eran prioritarios pero que no eran urgentes, se convierten en urgentes por la premura de plazos y es una rueda que es difícil de parar.

¿Qué es un imprevisto?

Si nos vamos a la definición de la RAE, entendemos que viene del verbo prever, que no es otra cosa que ver con anticipación, por lo que un imprevisto es algo que no puedes ver con anticipación y viene de forma sobrevenida de forma repentina. Es decir, algo que no se puede organizar con antelación ni controlar. Esto no significa que no se pueda gestionar. Cuando llega un imprevisto es fundamental catalogarlos adecuadamente y no entender que todo es urgente.

¿Se pueden gestionar los imprevistos en una asesoría?

No es lo mismo un imprevisto derivado de una mala organización, por un mal sistema de archivos o por errores que podían haberse solucionado, en cuyo caso habrá que poner los medios para que no se repitan, que llamadas de clientes, que consideran que es urgente. Ahí, es donde tenemos nosotros que determinar claramente la urgencia, saber decir NO a situaciones que son urgentes para el cliente pero no podemos parar el despacho por ello.

Se ha normalizado enormemente en el sector asesor y en el asesoramiento de empresas que se pasan el día “apagando fuegos”. Hay que crear una serie de hábitos que nos ayuden a poder estar centrados y gestionar adecuadamente esos imprevistos. Contar con un sistema de gestión interna en la asesoría para asegurar el correcto cumplimiento del ciclo de trabajo, es imprescindible.

Ladrones del tiempo en las asesorías

Se llama ladrones del tiempo a todo aquello que nos va robando minutos, horas y días de nuestra jornada y que hacen que no se cumplan las previsiones de organización tanto a nivel individual como a nivel del equipo. Algunos son más que evidentes, otros quizá no somos tan conscientes.

1. Interrupciones: llamadas, notificaciones, whatsapp, emails, conversaciones de pasillo… La ultraconectividad en la que vivimos nos hace estar siempre disponibles, lo que es un valor añadido a nuestro trabajo, pero rompen el ritmo de trabajo, la intensidad y la concentración, volviendo las tareas más lentas, se cometen más errores y en definitiva son fuentes de estrés y ansiedad.
2. Reuniones Improductivas: Las reuniones son un momento clave en las organizaciones y no han de ser vistas como un ladrón de tiempo, pero eso no pasa porque normalmente:
   1. No se llevan preparadas
   2. Los objetivos no están (o lo están mal) definidos
   3. Duración excesiva
   4. No se traducen en acciones o decisiones.
3. Email: Se ha convertido en una fuente de interrupciones y también de estrés y ansiedad, convirtiéndose en momentos en una mensajería instantánea más que en lo que debiera ser.
4. Teléfono / Whatsapp: El móvil es la fuente principal de interrupciones, contestamos instintivamente cualquier llamada, incluso en conversaciones con otra persona. Las llamadas en ocasiones se convierten en interminables conversaciones.

Cómo vencer a los ladrones de tiempo en las asesorías:

• Identifica las interrupciones más frecuentes y prepárate cuando lleguen. Aísla cada nueva tarea y empiézala una vez organizada. Hay momentos en los que habrá que decir que NO se puede y habrá que volver a lo que se estaba haciendo.
• Establece rutinas e informa a compañeros y clientes de los horarios disponibles para que te llamen.
• Si sabes que indefectiblemente va a haber interrupciones, no planifiques ese tiempo que sabes que vas a gastar. Si, como ejemplo, normalmente el 50% del tiempo de trabajo en la asesoría se va en llamadas e interrupciones y tu jornada es de 8 horas, planifica solo 4 horas de trabajo.
• Organiza tu trabajo lo máximo posible, su conocemos bien lo que tenemos que hacer, los plazos y cómo realizarlo, tendremos más claro cuándo podremos atender a una interrupción y cuándo habrá que decir que no.
• Prioriza e identifica la naturaleza de las tareas. No podemos hacer dos cosas al mismo tiempo. O por lo menos, hacerlas bien.
• Cierra siempre el día realizando la planificación del siguiente y revisa la planificación al comienzo de la mañana. Terminar tareas es clave.
• Hacer reuniones productivas y que se conviertan en reuniones de decisión. Prepáralas con antelación, determina objetivos que se pueda cumplir y asegúrate que realmente se sale de la reunión con nuevos movimientos que hacer.
• Gestiona el mail de manera adecuada. No lo tengas siempre abierto, solo cuando vayas a procesar la información. No tengas abiertas las notificaciones.
• Aprende a gestionar las llamadas de manera adecuada, estableciendo períodos de tiempo. Acostumbrarse a decir “te llamo luego para solucionarlo”.

La organización es la base para gestionar los imprevistos.

Tener un sistema de “triaje” y asignación de expedientes, puede ayudarnos a atender a nuestro cliente de forma adecuada y que el reparto de funciones sea adecuado.

Tener una base de datos conectada, nos ayuda a visualizar cuando hay un imprevisto a poder ver si este se puede replicar en otros clientes y adelantarnos a posibles nuevos imprevistos. De esta forma podemos realizar “planes de contigencia” que nos ayuden a tratar de manera más eficaz estos imprevistos.

Educar a nuestro equipo a diferenciar entre urgente e importante y a priorizar tareas y expedientes, así como a asegurar el cumplimiento de plazos resulta fundamental a la hora de mejorar la gestión de los imprevistos. Contar con herramientas que faciliten la contabilidad automática como MsScan que permite que el cliente envíe sus facturas en el momento de recibirlas y queden contabilizadas, permite adelantarse a posibles problemas y no llegar a fin de trimestre con todo por hacer.